Сканиране и електронно архивиране на документи – център за архивиране на документи “ХОСИ” предлага следните услуги

Сканиране и електронно архивиране на документи

Дигитализиране на архиви. Сканиране и електронно архивиране на документи – всички видове и размери – чертежи, карти, книги и други. Електронно архивиране на документи с цел бързо и лесно намиране на търсената информация. Визуализиране на изображенията за секунди. Дигитализация на архиви и активно използвана информация.

Архивиране на документи със сканиране и създаване на база данни с индексирани документи, в които да намирате търсеното за секунди:

Гарантира бързо и лесно намиране на документите
Контрол на достъпа с индивитуални потребителски имена и пароли с различно ниво на достъп съобразно Вашите изисквания
Бързи и лесни справки за движението на документите
Автоматично подсещане при изтичане на сроковете за съхранение за ложени за контретните видове документи

Сканиране на неподвързани документи до А3 формат

Сканиране на неподвързани документи до А3 формат с професионални бързи ролкови скенери. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Сканиране на широкоформатни документи, чертежи и карти до А0+ формат

Сканиране на документи голям формат, чертежи, карти и други с професионални широкоформатни скенери до А0+ формат. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Сканиране на подвързани документи, книги и вестници

Сканиране на подвързани документи, книги и вестници с професионални скенери за книги – bookscanners. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Сканиране на микрофилми и микрофиши

Сканиране на на микрофилми и микрофиши с професионални скенери за микрофилми и микрофиши. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Индексиране на документи. Въвеждане на метаданни - ключови думи

Индексиране на документи. Въвеждане на метаданни – ключови думи. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Оптично разпознаване на символите OCR

След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното. Оптично разпознаване на символите OCR е метод за извличане на информацията от сканираните изображения, за да може да се извършва пълнотектово търсене в сканираните текстове.

Деловоден софтуер. Софтуер за управление на докумети и процеси. Програма за документооборот

Разработване на софтуерни системи за управление на документи и процеси, деловодство и документооборот. Клиентите избират как да изглежда системата и какви функции да има. Не е необходимо да се съобразявате с нещо готово. Демонстрираме Ви какво сме правили за други наши клиенти и обсъждаме какво би било подходящо и удобно за Вас. Ефективността и удобството на софтуера са наш приоритет.

Софтуер за архивиране на документи. Система за управление на архиви

Разработване на софтуерни системи за архивиране на документи и управление на архиви. Клиентите избират как да изглежда системата и какви функции да има. Не е необходимо да се съобразявате с нещо готово. Демонстрираме Ви какво сме правили за други наши клиенти и обсъждаме какво би било подходящо и удобно за Вас. Ефективността и удобството на софтуера са наш приоритет.

Физическо архивиране на документи. Сигурно съхранение на архиви

Инвентаризация, транспортиране, създаване на описи, баркодиране, индексиране и съхранение на документи в специализирано архивохранилище. Намиране, сканиране и изпращане на електронно копие на документите при поискване от оторизиран представител на клиента. Изваждане и доставка на оригинали по заявка на клиента.

При нас Вашите документи са подредени и защитени. Благодарение на баркодиране и индексиране можем да намерим търсените от Вас документи бързо и лесно. Имаме застраховка в случай на бедствия. Специалитите ни са обучени и опитни архивисти и се грижат за Вашите документи по пай-добрия начин.

Дейности извършвани от нашите експерти архивисти:

Анализ на Вашите документи: Преглед на документите Ви, оценка на законовите норми за конкретните документи, наличие/необходимост от изготване на Номенклатура на делата, как използвате на документите до момента, честота на използване на документите, физическо състояние на документите в архива, очакван процент на увеличаване на обема и други аспекти, които да ни дадат пълна представа, за да предложим най-подходящото решение за Вашия архив.
Изготвяне на стратегия за управление на Вашите документи
Инвентаризация, транспортиране, сортиране и подреждане на документите Ви
Безопасно архивиране на документи Ви
Съхранение на архиви в специализирано архивохранилище
Баркодиране на архивните кашони и архивите кутии, в които се съхраняват Вашите документи
Индексиране на кашоните/архивните кутии/документите: Въвеждане на критериите, по които ще търсите документите си в бъдеще. По този начин при подаване на заявка за намиране на документ, търсенето му ще отнема минути и Вие ще имате достъп до търсеното за минути.
Контролиран достъп до система, с която да следите какви и колко Ваши документи съхраняваме в архивохранилището
При заявка за доставка на сканиран документ или хартиен оригинал, извършваме търсене в системата, намиране на хартиени документ, изваждане. Ако искате сканиран документ, Ви го изпращаме по криптиран e-mail, ftp, флашка или друга медия, избрана от Вас. Ако желаете доставка до посочен от Вас офис, транспортираме оригиналите.
Конфиденциалност и ограничен достъп – всички справки се извъшват само след верифициране на нивата на достъп и установяване, че потребителят има право да изиска съответните документи.
Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение след Ваше одобрение

Конфиденциално унищожаване на документи

Унищожаване на документи и архиви с изтукъл срок на съхранение чрез шредиране и претопяване. След издаване на Акт за унищожаване, изготвяне на протокол и одобряване от клиента, се извършва унищожаване на документите чрез шредиране. Шредираните данни се претопяват и след това се рециклират. Това гарантира екологичен процес с цел опазване на природата.

Организиране архиви. Подреждане на архиви

Систематизиране и организиране на Вашите архиви. Подреждане на документи по определени от Вас критерии или съобразно изидскваниятан а Държавна агенция “Архиви”.

Подвързване на документи. Подвързване на ведомости за заплати. Подвързване на нотариални актове.

Позвързване на документи с меки или твърди корици съобразно изискванията на клиента. Номериране на страниците или листовете. Подвързване с подшиване и/или подлепване.

Разработване на номенклатура на делата

Преглеждане на документите, определяне на видовете и подвидовете документи. Определяне на сроковете за съхранение на отделните видове документи съобразно законовите изисквания и предпочитанията на клиента. Изготване на номенклатура на делата.

Експертиза на ценността на документите

Ако Вашите служители от Постоянно действащата Експертна комисия са заети с други дейности и имате необходимост от съдействие, ниеможем да извършим Експертизата на ценността на документите. Ще прегледаме Вашите документи и ще преценим кои документи трябва да се съхранят и кои може да бъдат унищожени.

Имате нужда от сканиране и електронно архивиране на документи?

Обадете ни се на тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92

Експертите архивисти от архивиращ център ХОСИ ще отговорят на Вашите въпроси и ще Ви консултират по всички въпроси свързани с архивиране на документи.

Предимства на използването на център за сканиране и електронно архивиране на документи ХОСИ

Защо да се доверите на експертите от ХОСИ за архивиране на документи?

Намалете разходите си!
Спестете време!
Гарантирайте си сигурност на архива.
Съсредоточете се върху основния си бизнес

Потърсете ни, за да архивираме Вашите документи

За нас

Центърът за архивиране на документи ХОСИ е създаден през 2000г. с участието на Холандски експерти в областта на архивирането.

Екипът ни се състои от 57 архивисти със значителен опит в областта на архивиране на документи – физическо съхранение на документи, сканиране и електронно архивиране – дигитализиране на архиви, подреждане на архиви, разработване на софтуер за документооборот и деловодство, унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение и други услуги свързани с архивиране на документи.

Разполагаме с високопроизводителна техника за