Класификация на сроковете за съхранение на счетоводни документи по години
Законодателството в Република България дефинира ясни времеви рамки за съхранение на различните категории финансови, кадрови и отчетни масиви:
Съхранение за срок от 50 години
Този дългосрочен период се отнася за ведомости за заплати (включително рекапитулации, разплащателни ведомости и сходни разплащателни документи). Срокът от 50 години е задължителен и за критичната част от кадровите документи в досиетата на служителите:
- Трудови договори за назначаване и допълнителни споразумения (анекси);
- Заповеди за ползвани отпуски с продължителност над 30 работни дни;
- Заповеди за прекратяване на трудови правоотношения.
Срокът започва да тече от 1 януари на отчетния период, следващ периода, за който се отнасят самите документи.
Съхранение за срок от 10 години
В тази категория попадат основните счетоводни регистри и финансови отчети. Това включва годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства, както и всички придружаващи ги документи, свързани с данъчен контрол, външен одит и последващи финансови инспекции. Срокът се изчислява от 1 януари на отчетния период, следващ периода, за който се отнасят финансовите масиви.
Съхранение за срок от 5 години (след изтичане на давността за публични задължения)
Отнася се за спомагателни документи, съдържащи текуща счетоводна информация и книжа за данъчно-осигурителен контрол (фактури за покупки и продажби, данъчни декларации, справка-декларации за ДДС, Дневник за покупките, банкови извлечения и други).
Докато в миналото тези периоди бяха неясно регулирани (3 години в Закона за счетоводството и 5 години в ДОПК), настоящата нормативна уредба ги фиксира категорично на 5 години. За данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС, срокът тече от изтичане на давностния период за погасяване на публичните задължения съгласно действащите разпоредби на чл. 121, ал. 1 от ЗДДС.
Съхранение за срок от 5 години (по Наредба № Н-18)
Този период обхваща документите за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства. Задължително се пазят в продължение на 5 години книги за дневните финансови отчети, сторно касови бележки, касови бележки от кочан, както и Контролни ленти на електронен носител (КЛЕН). Всички те се контролират стриктно по Наредба № Н-18 за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти.
Съхранение за срок от 3 месеца
Най-краткият нормативен период е предвиден за Контролните ленти на електронен носител (КЛЕН) за стационарни обекти и автомати за самообслужване. Срокът от 3 месеца започва да тече официално от датата на демонтаж на съответния КЛЕН модул.
Научете какви са изискванията, за да спазвате правилните срокове за съхранение на счетоводни документи.
Съхранение на документи в архивохраналище в София
ХОСИ ООД
Paper documents digitizing
Съхранение на документи в архивохраналище в София
ХОСИ ООД
Индексиране въвеждане на данни