Физическо архивиране на документи. Сигурно съхранение на архиви
Архивиране на хартиени документи: инвентаризация, транспортиране, създаване на описи, баркодиране, индексиране и съхранение на документи в специализирано архивохранилище. Намиране, сканиране и изпращане на електронно копие на документите при поискване от оторизиран представител на клиента. Изваждане и доставка на оригинали по заявка на клиента.
Съхранение на архив в специализирано архивохранилище.
При нас Вашите документи са подредени и защитени. Благодарение на баркодиране и индексиране можем да намерим търсените от Вас документи бързо и лесно. Имаме застраховка в случай на бедствия. Специалитите ни са обучени и опитни архивисти и се грижат за Вашите документи по пай-добрия начин.
Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи и счетоводна, търговска и друга фирмена документация.
Дейности извършвани от нашите експерти архивисти:
- Анализ на Вашите документи: Преглед на документите Ви, оценка на законовите норми за конкретните документи, наличие/необходимост от изготване на Номенклатура на делата, как използвате на документите до момента, честота на използване на документите, физическо състояние на документите в архива, очакван процент на увеличаване на обема и други аспекти, които да ни дадат пълна представа, за да предложим най-подходящото решение за Вашия архив.
- Изготвяне на стратегия за управление на Вашите документи
- Инвентаризация, транспортиране, сортиране и подреждане на документите Ви
- Безопасно архивиране на документи Ви
- Съхранение на архиви в специализирано архивохранилище
- Баркодиране на архивните кашони и архивите кутии, в които се съхраняват Вашите документи
- Индексиране на кашоните/архивните кутии/документите: Въвеждане на критериите, по които ще търсите документите си в бъдеще. По този начин при подаване на заявка за намиране на документ, търсенето му ще отнема минути и Вие ще имате достъп до търсеното за минути.
- Контролиран достъп до система, с която да следите какви и колко Ваши документи съхраняваме в архивохранилището
- При заявка за доставка на сканиран документ или хартиен оригинал, извършваме търсене в системата, намиране на хартиени документ, изваждане. Ако искате сканиран документ, Ви го изпращаме по криптиран e-mail, ftp, флашка или друга медия, избрана от Вас. Ако желаете доставка до посочен от Вас офис, транспортираме оригиналите.
- Конфиденциалност и ограничен достъп – всички справки се извъшват само след верифициране на нивата на достъп и установяване, че потребителят има право да изиска съответните документи.
- Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение след Ваше одобрение
Конфиденциално унищожаване на документи
Унищожаване на документи и архиви с изтукъл срок на съхранение чрез шредиране и претопяване. След издаване на Акт за унищожаване, изготвяне на протокол и одобряване от клиента, се извършва унищожаване на документите чрез шредиране. Шредираните данни се претопяват и след това се рециклират. Това гарантира екологичен процес с цел опазване на природата.
- Унищожаване на архив
- Унищожаване на документи и архиви с изтекъл срок на съхранение
- Конфиденциално и сигурно унищожаване на архивни документи с изтекъл период. В съответствие с българското и европейското законодателство
- Нашите архивисти са експерти по най-важните въпроси за унищожаване на документи
- Надеждно унищожаване на документи, което Ви гарантира сигурен, надеждане, безопасен и евтин начин за унищожаване на поверителна информация, чийто срок за съхранение е изтекъл
- Шредиране на архивни документи
- Претопяване на архивни документи.
- Изгарянето на документи е забранено в България
- Системата за поверително унищожаване включва: Транспорт до помещение за обработка, подготовка на документите за унищожение и същинско унищожаване
- Издаване на документ за конфиденциалност.
- Дружеството е Администратор на лични данни вписан в „Регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри”
Можем при сключване на договор за съхранение на уговорим след колко години изтича срокът за съхранение на документите и че след това трубва да бъде извършено унищожаването им. Това най-често се случва с фирми, които са прекратени и трябва да съхраняват документите си в продължение на 5 или 10 години и след това тези документи трябва да бъдат унищожени. Аналогичен е и случая със съхранение на клинични проучвания, които след изтичане на съответния срок за съхранение 15, 20 или 25 години, трябва да се унищожат с претопяване, за да бъдат заличени личните данни, които съдържат.
Организиране архиви. Подреждане на архиви
Систематизиране и организиране на Вашите архиви. Подреждане на документи по определени от Вас критерии или съобразно изискваниятан а Държавна агенция “Архиви”. Тъй като имаме огромен опит в подреждане и организиране на архиви в различни сфери като търговия, финанси, банково дело, застрахователни компании, училища, детски градини и други, можем да Ви предложим качествени услуги по архивиране на документи. Често подреждане на документи е само част от цялата работа свързана с органидиране на архива и включва полистна експертиза на документи, създаване на номенклатура на делата със срокове зъ съхранение, изработване на акт за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение.
Подвързване на документи. Подвързване на ведомости за заплати. Подвързване на нотариални актове.
Позвързване на документи с меки или твърди корици съобразно изискванията на клиента. Номериране на страниците или листовете. Подвързване с подшиване и/или подлепване. Имаме дълъг опит в подвързване на документи с подшиване. Подвързвали сме много ведомости за заплати и други документи на прекратени осигурители при предаване в НОИ съгласно Инструкцаия 5. Също документи на нотариални кантори. Предлагаме и подвързване са ведомости за заплати, които трябва да се съхраняват 50 години и е важно да бъдат запазени в добро състояние.
Разработване на номенклатура на делата
Преглеждане на документите, определяне на видовете и подвидовете документи. Определяне на сроковете за съхранение на отделните видове документи съобразно законовите изисквания и предпочитанията на клиента. Изготване на номенклатура на делата.
Експертиза на ценността на документите
Ако Вашите служители от Постоянно действащата Експертна комисия са заети с други дейности и имате необходимост от съдействие, ниеможем да извършим Експертизата на ценността на документите. Ще прегледаме Вашите документи и ще преценим кои документи трябва да се съхранят и кои може да бъдат унищожени.
Сканиране и електронно архивиране на документи
Дигитализиране на архиви. Сканиране на всички видове и размери документи, чертежи, карти, книги и други. Електронно архивиране на документи с цел бързо и лесно намиране на търсената информация. Визуализиране на изображенията на документи за секунди. Дигитализация на архиви и активно използвани документи.
База данни с индексирани документи, в които да намирате търсеното за секунди:
- Гарантира бързо и лесно намиране на документите
- Контрол на достъпа с индивитуални потребителски имена и пароли с различно ниво на достъп съобразно Вашите изисквания
- Бързи и лесни справки за движението на документите
- Автоматично подсещане при изтичане на сроковете за съхранение за ложени за контретните видове документи
Софтуер за деловодство и архив. Система за управление на докумети
Разработване на софтуерни системи за управление на документи и процеси, деловодство и архив. Клиентите избират как да изглежда системата и какви функции да има. Не е необходимо да се съобразявате с нещо готово. Демонстрираме Ви какво сме правили за други наши клиенти и обсъждаме какво би било подходящо и удобно за Вас. Ефективността и удобството на софтуера са наш приоритет.
Съхранение на документи в архивохраналище в София
ХОСИ ООД
Paper documents digitizing
Съхранение на документи в архивохраналище в София
ХОСИ ООД
Индексиране въвеждане на данни