Архивиране на документи ХОСИ
Архивиране на документи ХОСИ slider 1
Архивиране на документи ХОСИ slider 1

Архивиране, съхранение, сканиране, дигитализация и унищожаване на документи и архиви

Архивни услуги за бизнеса от Архивиращ център ХОСИ

Ние ви помагаме да освободите ценно офис пространство, да дигитализирате хартиените масиви и да гарантирате 100% сигурност съгласно закона. Архивиращ център ХОСИ предлага професионално архивиране, съхранение, сканиране, дигитализация и унищожаване на документи и архиви за бизнеса. Ние Ви помагаме да освободите ценно офис пространство, да дигитализирате хартиените масиви и да гарантирате 100% сигурност съгласно закона.

Нашата мисия е да улесним ежедневната работа на Вашата компания чрез сигурни и достъпни решения. Независимо дали сте малка или голяма компания, счетоводна къща, медицински център, адвокатско дружество, застрахователна компания или държавна институция, ние предоставяме гъвкави решения, съобразени с Вашите специфични нужди.

Физическо архивиране и съхранение на документи и архиви

Управлението на големи хартиени масиви изисква пространство, сигурност и прецизна организация. Ние поемаме изцяло грижата за вашите документи, като ги изнасяме от офиса ви и ги депонираме в нашето специализирано архивохранилище.

Какво включва услугата: Извършваме професионална научно-техническа обработка, класифициране, систематизиране, подвързване и описание на документите ви. Архивните единици се подреждат спрямо законовите срокове за съхранение (разплащателни ведомости, трудови досиета, счетоводни и данъчни документи).

Условия в архивохранилището: Документите се съхраняват под видеонаблюдение, строг контрол на достъпа и модерни системи за противопожарна защита. Поддържаме оптимален микроклимат (температура и влажност), за да предпазим хартията от стареене и увреждане.

Бизнес ползи: Спестявате високи разходи за наем на офис площи. При нужда от спешна справка за проверка, одит или дело, ние намираме документа веднага и Ви го изпращаме дигитално (сканиран по имейл) или доставяме оригинала на хартия.

Предимства за Вас при съхранение на документи в архивохранилище на ХОСИ:

  • Намалявате разходите си: Спестявате значителни финансови ресурси за управление, поддръжка и дългосрочно съхранение на фирмения архив.
  • Освобождавате място: Спирате да плащате наеми за скъпи офис помещения, превърнати в складове за кашони и класьори.
  • Бърз достъп (Дигитален и физически): При нужда от спешна справка за проверка, одит или дело, ние намираме документа веднага, сканираме го и го изпращаме по e-mail или Ви доставяме оригинала на хартия.
  • Гарантирана сигурност: Осигуряваме видеонаблюдение, противопожарна защита и контролиран микроклимат, предпазващ хартията от увреждане.
Съхранение на документи в архивохраналище в София
Сканиране и електронно архивиране на документи

Професионално сканиране и дигитализация на документи

Преобразувайте хартиения хаос в подреден и сигурен електронен архив. Ние сканираме Вашите архиви вместо Вас, като предлагаме висококачествена обработка на всякакви видове хартиени масиви. Това Ви осигурява светкавичен достъп до корпоративната информация от всяко устройство, а всички прашни папки остават в миналото.
    • Какво включва услугата: Цялостна подготовка на документите (премахване на телбод и кламери), високоскоростно сканиране, софтуерно изчистване на изображенията и индексиране.
    • Специфични решения: Дигитализираме счетоводни регистри, договори, папки, класьори, както и книги и широкоформатни чертежи (до формат А0+), книги и документи подвързани във формата на книги. Използваме софтуер за разпознаване на текст (OCR) за търсене по ключова дума.

Предимства на електронното архивиране на документи за Вашия бизнес:

  • Светкавично търсене: От търсения документ Ви дели едно кликване с мишката. Изображенията се визуализират за секунди, което увеличава ефективността на работата и спестява време и пари.
  • Намаляване на разходите: Силно се редуцират регулярните разходи за търсене, физическо съхранение, принтиране и последващо копиране на документите.
  • Максимална защита: Предотвратява се загуба, повреждане или неправилно класифициране на документацията. Вашите файлове са защитени с надеждни резервни копия (backup).
  • Контролиран достъп: Вие определяте нивата на достъп и правата за преглед на служителите, което гарантира сигурност на информацията и спазване на GDPR.

Конфиденциално унищожаване на документи и архиви (Шредиране)

В съвременната дигитална ера, защитата на поверителната информация е от изключителна важност. Ако Вашият бизнес притежава документи, които съдържат чувствителни лични, финансови или корпоративни данни, нашата услуга за конфиденциално унищожаване е идеалното решение. Ние предлагаме професионално и напълно сигурно индустриално шредиране на хартиени масиви с изтекъл законов срок за съхранение, което изключва всякаква възможност за възстановяване на информацията.
    • Какво включва услугата: Сигурно транспортиране със специализиран транспорт до нашия център, където процесът се извършва от лицензирани специалисти. При изискване от Ваша страна, заличаването на архивите може да се проведе под строг контрол или видеозапис.
    • Пълна отчетност и сертификат: Извършваме унищожаването съгласно всички регулации за защита на личните данни (GDPR). След приключване на процеса Ви издаваме официален Сертификат за конфиденциално унищожаване на документи, който удостоверява Вашата пълна изрядност пред проверяващите органи.
    • Екологично рециклиране: Унищожените документи се предават за преработка по екологичен начин, осигурявайки устойчивост и грижа за околната среда.

Предимства за Вас при сътрудничество с Архивиращ център ХОСИ:

    • Максимална защита на данните: Спирате да рискувате сигурността на бизнеса си. Нашите специализирани методи и оборудване гарантират, че нито един документ няма да попадне в чужди ръце.
    • Спазване на законовите изисквания: Защитавате компанията си от сериозни санкции и глоби, свързани с неправомерно изхвърляне на лична или финансова документация.
    • Професионално и бързо обслужване: Унищожаваме огромни обеми от папки и класьори за броени часове – задача, която би отнела седмици на Вашите служители с обикновен офис шредер.
    • Лесно онлайн заявяване: Можете да заявите услугата бързо и удобно директно през нашия уебсайт.

Не рискувайте безопасността на Вашите документи. Доверете се на нашите експерти и се уверете, че Вашата конфиденциална информация е в сигурни ръце.

Свържете се с нас днес, за да научите повече за услугата и да заявите унищожаване на документи и архиви!

Конфиденциално унищожаване на документи
Архивиране на документи

Защо да се доверите на експертите от ХОСИ за архивирането на Вашата документация?

Изборът на Архивиращ център ХОСИ за Вашето електронно и физическо архивиране на документи – сканиране и съхранение на архиви – Ви носи четири ключови стратегически предимства:
  • Намалете разходите си! Изнасянето на хартиените масиви в специализирано архивохранилище и дигитализацията им оптимизират разходите за офис площи, консумативи, принтиране и персонал за управление на документи.
  • Спестете време! Край на часовете, прекарани в търсене на изгубени папки. С нашия подреден архив и електронен достъп, всяка необходима справка се визуализира на екрана Ви за секунди.
  • Гарантирайте си сигурност на архива! Вашата информация е защитена по най-високи стандарти – чрез денонощна физическа охрана, противопожарни системи в депата, криптирани резервни копия и строг контрол на достъпа спрямо GDPR.
  • Съсредоточете се върху основния си бизнес! Оставете досадната и специфична архивна дейност на нашите експерти. Освободете ресурсите на Вашата компания, за да се фокусирате върху това, което Ви носи растеж и печалба.

ISO сертификати за архивиране и унищожаване на документи

ISO сертификати за архивиране и унищожаване на документи

Международни ISO Сертификати за Сигурност и Качество

Архивиращ център ХОСИ оперира при строго спазване на най-високите световни стандарти. Сигурността на вашите документи и конфиденциалността на данните са гарантирани от нашите четири сертифицирани международни системи за управление:
  • ISO 9001:2015 – Система за управление на качеството
    Тази сертификация удостоверява, че всички процеси по физическо архивиране, сканиране и шредиране в нашия център се извършват по строго разписани процедури с безкомпромисно качество на обслужване.
  • ISO 27001:2022 – Система за управление на информационната сигурност
    Гаранция за абсолютна защита на вашите данни. Стандартът доказва, че ХОСИ разполага с най-модерните дигитални и физически мерки за сигурност, които предотвратяват всякакъв риск от изтичане, кражба или неоторизиран достъп до информация.
  • ISO 27701:2022 – Система за управление на неприкосновеността на личната информация
    Специфичен международен стандарт, който надгражда защитата на личните данни. Той е официалното доказателство, че обработката на вашите фирмени архиви, трудови досиета и клинични проучвания съответства на 100% с изискванията на GDPR.
  • ISO 20000-1:2018 – Управление на услугите в областта на Информационните технологии
    Сертификат, който гарантира високото технологично ниво на нашите ИТ услуги. Той доказва, че процесите ни по дигитализация, индексиране на документи и управление на електронни архиви се поддържат от надеждна, бърза и сигурна ИТ инфраструктура.
  • ISO 14001:2015 – Система за управление по отношение на околната среда
    Този сертификат доказва нашата ангажираност към екологичното и устойчиво управление на ресурсите. Той гарантира, че всички остатъчни хартиени масиви след конфиденциалното шредиране и унищожаване на документи се сортират и предават за пълно последващо рециклиране по безопасен за природата начин.

За Архивиращ център ХОСИ

Центърът за управление на документи ХОСИ е създаден през 2000 г. с участието на водещи холандски експерти в бранша. Вече над две десетилетия ние сме доверен партньор на българския бизнес в оптимизацията и защитата на фирмената информация.
Нашият екип се състои от 57 висококвалифицирани архивисти със значителен професионален опит в следните направления:
    • Физическо съхранение на документи и подреждане на фирмени фондове.
    • Високоскоростно сканиране и дигитализация на масиви.
    • Разработване на специализиран софтуер за документооборот и електронно деловодство.
    • Конфиденциално унищожаване на документи с изтекъл законов срок за пазене.

Разполагаме с последно поколение високопроизводителна сканираща и индустриална шредираща техника. Сферата, в която работим, се развива с бързи темпове, затова нашите специалисти преминават постоянни обучения. Това ни позволява внедряването на най-новите световни технологии за дигитализация и сигурност на данните.

Нашите водещи стандарти в работата:

  • Безупречно качество

    За нашия екип прецизността е от първостепенно значение. Прилагаме строг вътрешен контрол на всяка стъпка – от подготовката на документите и високоскоростното сканиране до прецизното въвеждане на данни и индексиране.

  • Максимална сигурност и безопасност

    Вашите архиви са най-ценният Ви корпоративен ресурс. Сигурността е наш основен приоритет, затова гарантираме, че документите Ви се съхраняват в специализирана среда с видеонаблюдение и противопожарна защита.

  • Светкавична скорост на справките

    Когато спешно Ви е необходим конкретен документ, ние го намираме за минимално време. Получавате бърз физически достъп до оригинала или моментално дигитално копие, изпратено директно по e-mail.

  • Професионални експертни съвети

    Професионални експертни съвети

    Нашите специалисти притежават профилирано образование в управлението на архиви и дългогодишен практически опит. Ние постоянно внедряваме световните иновации в бранша, за да Ви предложим най-правилното и законосъобразно решение за Вашия архив.

Documents archiving Sofia
Дългогодишният ни опит и безкомпромисните стандарти за качество ни позволяват да Ви гарантираме най-добрите архивни услуги в България.
От нашите холандски партньори сме усвоили ценни технологии и методи на работа, които прилагаме успешно в ежедневната си практика, за да осигурим максимална сигурност при управлението на Вашата фирмена документация.
За да бъдем винаги крачка пред останалите, екипът ни ежегодно посещава специализирани международни конференции, семинари и изложения в САЩ и Европа. Това ни помага да внедряваме най-модерните световни иновации и постоянно развиващите се технологии за дигитализация – прецизно сканиране, софтуерно индексиране и сигурно електронно архивиране.


Какво казват нашите клиенти за нас

Архивиращ център ХОСИ е наш доверен партньор вече повече от 17 години. Ежемесечно им поверяваме документи за професионално сканиране и сме изключително доволни от бързината, прецизността и качеството на услугите. Софтуерът за документооборот и деловодство, който внедриха при нас, е разработен от техния екип и редовно получаваме ежегодни ъпдейти на функциите му. Напълно удовлетворени сме от сътрудничеството ни и с радост ги препоръчваме като лидер в бранша!

We have been working with HOSI for over 10 years now and we are extremely satisfied with the exceptional quality of the scanned and digitized documents we receive. All our files are fully OCR processed, allowing us to find information instantly, and the results have been consistently flawless. We highly value this long-term cooperation. If you need any further recommendations regarding their professional archive services, please do not hesitate to contact me.

Фирма ХОСИ се грижи за дългосрочното съхранение и управление на нашите документи още от 2011 г. Изключително доволна съм от техния професионален подход, безкомпромисно качество, бързина и отзивчивост. Благодарение на тях моят екип работи много по-бързо и лесно – намираме необходимата информация без никакво забавяне, което прави процесите ни максимално ефективни и пълноценни. Изразявам високата си оценка към Архивиращ център ХОСИ и горещо ги препоръчвам на всяка компания, която търси сигурност и ред за своя фирмен архив.

Our company is based in Scotland, with branches in both Bulgaria and Romania. We have been using HOSI as our trusted archiving services provider for both regions since 2016. I highly recommend them for their expertise in digitization, custom software development, secure paper storing, and confidential document destruction through document shredding. If you are looking for a reliable, long-term partner for any archiving and document management services, do not hesitate to work with them.

Свържете се с Архивиращ център ХОСИ днес на
за да уговорим безплатна консултация или посещение на място от наш експерт. Ние ще анализираме спецификата на Вашата работа и ще Ви предложим най-подходящото и икономически ефективно решение за управление на Вашите документи и архиви.
Ние предлагаме пълен цикъл от услуги: от професионално сканиране, дигитализация и специализирано съхранение, до конфиденциално унищожаване на архиви с изтекъл законов срок и защита на личните данни (GDPR).

Портфолио от услуги:

  • Физическо съхранение в специализирано архивохранилище: Безопасно депониране и дългосрочно съхранение на Вашите хартиени масиви извън офиса. Осигуряваме 24/7 денонощна охрана, видеонаблюдение, системи за противопожарна защита и контролиран микроклимат.
  • Дигитализация и сканиране: Прецизно високоскоростно сканиране на стандартни документи, книги, подвързани материали, както и широкоформатни чертежи и карти (до размер А0+). Включва оптично разпознаване на символи (OCR) за бързо търсене и сканиране на микрофилми.
  • Конфиденциално унищожаване на архиви (Шредиране): Сигурно и необратимо индустриално нарязване на документи с изтекъл законов срок за пазене. Услугата се извършва от лицензирани специалисти при спазване на GDPR и завършва с издаване на официален Сертификат за унищожаване.
  • Физическа обработка и организация: Научно-техническа обработка, подреждане, класифициране и структуриране на хартиени архиви, организиране на документооборота, подвързване и разработване на номенклатура на делата.
  • Административни услуги и консултации: Експертиза на ценността на документите, архивна обработка на документация при ликвидация на фирми, предаване на разплащателни ведомости за заплати в НОИ и експертни консултации относно законовите изисквания в Република България.

Решения за управление на архиви по отдели и индустрии

Процесите в Архивиращ център ХОСИ са проектирани така, че да оптимизират разходите на компанията Ви, да освободят ценно офис пространство и да гарантират 100% защита на данните.

1. Решения за специфични отдели и мениджмънт

  • Мениджъри и Управленски екип: Намалявате разходите за наем на офис площи чрез изнасяне на документите извън офиса. Гарантирате си законност, контрол и защита срещу изтичане на информация.
  • Отдел Счетоводство и Счетоводни къщи: Осигуряваме бърз дигитален достъп до фактури, отчети и данъчни документи за данъчни проверки и одити, без загуба на време.
  • Отдел Човешки ресурси (HR) и Личен състав: Защита на трудови досиета, ведомости за заплати и заповеди в съответствие с GDPR. Бързо намиране на информация за служителите и безпроблемно предаване на документи към НОИ.
  • Отдели Продажби, Доставки и Снабдяване: Лесно управление, дигитализация и прецизно архивиране на клиентски досиета, договори, оферти, жалби и търговска документация.


2. Решения за частния бизнес и корпоративния сектор

  • Банки, Финансови институции и Застрахователни компании: Високо ниво на сигурност за кредитни досиета, полици, финансови договори и чувствителни лични данни в сертифицирано архивохранилище с ISO 27001 и ISO 27701.
  • Строителство и Агенции за недвижими имоти: Професионално широкоформатно сканиране на чертежи, скици, карти и планове до размер А0+. Сигурно съхранение на договори за собственост и нотариални актове.
  • Адвокатски кантори и Нотариуси: Строга конфиденциалност при дигитализация и дългосрочно архивиране на правна документация и съдебни дела.
  • Здравеопазване и Фармация: Специализирано архивиране на клинични проучвания (със срок от 10 до 25 години), медицински досиета и амбулаторни листове, следвано от сертифицирано шредиране.
  • Производство, Енергетика, Търговия, Транспорт и Логистика: Оптимизация на огромния хартиен документооборот от товарителници, митнически документи, договори и сертификати за качество.
  • Телекомуникации, Туризъм и Консултантски компании: Цялостни решения за сигурно съхранение и последващо екологично рециклиране (ISO 14001) на клиентски договори и маркетинг бази данни с изтекъл срок.
  • Библиотеки, Издателства и Медии: Щадящо дигитализиране и сканиране на книги, подвързани архиви, стари вестници, списания и ценни хартиени издания.


3. Решения за образованието и публичния сектор

  • Университети, Училища и Детски градини: Сигурно архивиране на дългосрочни документи, главни книги, дипломи, лични картони на ученици и студенти съгласно изискванията на Държавния архив.
  • Държавна и Общинска администрация: Професионална научно-техническа обработка, подреждане на архивни фондове и експертиза на ценността на документите за публични институции.
  • Международни организации: Обслужване на чуждестранни структури и корпорации с клонове в региона (България и Румъния) при спазване на международните стандарти за сигурност на информацията.

Какви видове документи и архивни единици обработваме?

Независимо от формата, обема или състоянието на Вашите хартиени масиви, нашите експерти извършват прецизно сканиране, дигитализация, физическо съхранение или конфиденциално унищожаване на следните видове документация:

1. Административни и корпоративни документи

  • Фирмени и административни документи
  • Договори, оферти и тръжна документация
  • Входяща поща, изходяща поща и официални заповеди
  • Молби, жалби, доклади и периодични отчети
  • Досиета на клиенти и застрахователни полици

2. Финанси, Счетоводство и Човешки ресурси (Личен състав)

  • Счетоводни документи, фактури и финансови отчети
  • Документи на личен състав и досиета на служители
  • Ведомости за заплати и документи за командировки
  • Удостоверения и специфични фирмени регистри

3. Специализирани и широкоформатни архиви

  • Чертежи, карти и инженерни схеми с голям формат (до размер А0+)
  • Клинични проучвания за медицинския, болничния и фармацевтичния сектор
  • Архиви от книги, вестници, списания и подвързани ценни издания

Ако Вашият тип документация не е изброен по-горе, Архивиращ център ХОСИ ще предложи индивидуално решение, съобразено изцяло със спецификата на Вашия архив.

Обемът на хартиените документи расте с всеки изминал ден?

Трудно и бавно откривате необходимата информация в архива?

Архивиращ център ХОСИ предлага цялостна услуга по високоскоростно сканиране и дигитализация на документи. Ние трансформираме Вашите тежки хартиени масиви в структуриран и подреден електронен архив. Чрез съвременни технологии за разпознаване на текст (OCR), Вие можете да намерите и прегледате дигитално всяка папка, договор или фактура за броени секунди, директно от Вашето устройство.

Какво печелите чрез професионална дигитализация на архива?

  • Откриване на всеки документ за секунди: Заменяте прашните кашони и класьори с бързо търсене по избрани от Вас критерии – дата, ЕИК, име на клиент или ключова дума.
  • Спиране на растежа на хартиения масив: Веднъж дигитализирана, Вашата документация става лесна за управление, споделяне и съхранение на дигитални носители.
  • Пълна защита на информацията: Електронният архив Ви предпазва от риск от загуба, физическо износване, намокряне или увреждане на оригиналните хартиени документи.
  • Оптимизация на административната работа: Екипът Ви спира да губи ценно време в разходки до архивни стаи, което прави ежедневните процеси в компанията максимално ефективни.

Instagram

Последвайте HOSI Archiving в Instagram

Facebook

Последвайте HOSI Archiving във Facebook

Twitter

Последвайте HOSI Archiving в Twitter

Архивиращ център ХОСИ предлага пълен спектър от услуги по електронно и физическо архивиране на документи – от високоскоростно сканиране, дигитализация и сигурно съхранение в специализирано архивохранилище, до конфиденциално унищожаване на архиви с изтекъл законов срок. Доверете управлението на Вашата корпоративна информация на доказаните експерти в бранша!