Сканиране и дигитализация на фирмени документи

Защо да изберете сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране?

Все повече фирми и организации използват сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране като средство за управление на архива, бързо и лесно намиране на търсените документи. В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация е немислимо без прилагането на информационни системи за сканиране и управление на документи.

В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при сканиране и обработка на документите, за повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на намиране на документи в архива. Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за архивиране и обработка на документите, каквато е HOSI Document Management System.

Обемът на писмените документи расте с всеки изминал ден и служителите трябва да се справят с информационния свръхтовар както в дигитален, така и в хартиен формат.

Въпреки продължаващата употреба на хартия, управлението на дигиталните документи, изглежда, е постигнало нов етап на възприемане. Електронните системи за документи се прилагат както в големите, така и в средните и малките организации. Независимо дали това означава превръщане на записи върху хартия в дигитална форма (сканиране на документи) или организиране на документи, които са създадени електронно, системите за съхраняване и намиране на документи стават все по-често използвани.

Хората осъзнават мощта на съхраняване на документите в цифров вид и все повече компании започват да възприемат този метод като стандартна практика. Организации, които планират да приложат или да разширят управлението на дигиталните документи, могат да избират измежду разнообразни продукти, от скенери и друг хардуер до сложен софтуер за управление на документи.

Системата HOSI DMS е система за управление на документи, която позволява на потребителите да сканират хартиени документи и да импортират електронни файлове, включително електронна поща, а след това да архивират информацията в електронен формат. При това системата предлага много опции за индексиране и съхранение на документи, като потребителите могат да търсят и да възстановяват всеки архивиран документ, след което да го разпечатват, изпращат по факс или електронна поща. Електронната система за подреждане на документи може да се настрои според изискванията на потребителя, а документите да бъдат достъпни за множество потребители едновременно. За да се използват пълните функционалности на софтуера е добре да се направи сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране. Тогава бързо и лесно намирате търсеното и виждате изображението на документа.

Системата за управление на електронни документи се използва много и за целите на счетоводството и одита. Тук информацията от разписки и фактури се съхранява съобразно изискванията на Закона за счетоводството.

Бързото намиране на документите е едно от ключовите предимства на електронния архив.

Сканирането на документи се извършва от  ХОСИ на място в помещенията на клиента, било това малко, средно или голямо предприятие, лекарски кабинет, автомобилна къща, банка, адвокатска кантора и т.н.

Интересът към управлението на документи расте, което кара производителите да предлагат продукти, които са както по-лесни за използване, отколкото бихте очаквали, така и са изненадващо достъпни като цена. Редица представители на индустрията сочат, че не само цените са приемливи, но и управлението на документи в дигиталната ера не е толкова сложно, колкото смятат някои.

Разбира се, трябва да се вземат предвид разходите за нови приложения, но не трябва да се пропускат потенциалните икономии след внедряването им.  Ако търсите начини за контрол на разходите, управлението на документи е един от тях, убедени са експертите.

архив

Важно е да се отбележи, че преминаването към цифрово управление на документи ще изисква обучение на персонала в офиса. Макар че технологията е от съществено значение, тя представлява само една част от това, което се изисква за прилагането и поддържането на система за управление на документи каквато е HOSI dms. Както при всяко нововъведение, почти винаги е трудно да се убедят служителите, че новият процес е по-добър, по-ефективен и по-лесен за употреба. За да сте сигурни, че новата технология се използва максимално ефективно, обучете служителите така, че да разберат как новата система ще се интегрира с текущите работни процеси.

Налага ли се често да търсите информация в печатни документи или да добавяте нови документи към архива – трудни и неблагодарни дейности, които отнемат значително време и пари?

Снижаването на оперативните разходи важна задача ли е за Вашата организация?

Няма ли да е чудесно вместо обемистите хартиени архиви да разполагате с модерен и леснодостъпен електронен архив?

За да се сдобиете с такъв, най-лесно е да използвате услугите на архивиращ център ХОСИ. Ние ще извършим за Вас сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране с вграждане на информацията в деловодна програма за документооборот.

ХОСИ може да Ви предложи гарантирана защита на информацията. Компанията е специализирана в областта на архивиране, създаване и поддръжка на електронни архиви. Персоналът ни е обучен, квалифициран и опитен, благодарение на което поддържаме висок стандарт, качество и коректност към клиентите, техните желания и изисквания. Съобразяваме се с индивидуалните изисквания на всеки отделен клиент като прилагаме индивидуален подход към всеки клиент.

За да определим решението за електронен архив, което би било най-подходящо за конкретния случай, ние сме готови да окажем съдействие за определяне на бизнес процесите във Вашата организация и благодарение на това да изготвим конкретно задание за сканиране и електронно архивиране на документи.

За библиотеките предлагаме сканиране на книги, сканиране на ръкописи, сканиране на вестници и други.

Хартиеният архив от документи се поддържа трудно.

Много време е необходимо, за да бъде намерен търсеният документ в архива. Затова много компании избират сканиране на документи и електронна архивиране на цялата налична документация. По този начин се печелите време, увеличавате ефективността и спестявате пари като намирате документите си за секунди в електронния архив.

Независимо дали документите Ви са: договори с доставчици и клиенти, поръчки за покупки, фактури, медицински картони, здравни документи, счетоводни документи или други, Вие спестявате от разходите за хартия, печат, поща, физическо съхранение на документи и други. Същевременно осигуряване по-добро обслужване на клиентите си.

За разлика от хартиените документи, електронните файлове могат да бъдат разглеждани от всякъде и по всяко време. Можете да преглеждате документи по мрежата от къщи, вместо да се налага да отидете до офиса. Така може няколко служители да използват едновременно един и същ документ – споделени документи в мрежата. Изградената мрежа осигурява сигурен и надежден достъп до документацията на всички служители във фирмата. Можете изцяло да разчитате на нас за съдействие по цялостната организация на документите, определяне правата на достъп на различните служители. Можем да Ви предложим също съхраняване на резервни копия, така че ако оригиналния документ бъде повреден или загубен, Вие за имате резервно копие на