ХОСИ може да извърши Експертиза на ценността на документите в архива, а именно: извършване на експертиза на научната и практическата ценност на документите, за да се определят сроковете на съхранение на делата. В резултат на експертизата се изготвят 3 описа:

• Опис на документи за постоянно съхранение – те се предават в Държавен архив
• Опис на документи с изтекъл срок на съхранение. Те се определят като неценни и се унищожават като за целта се изработва Акт за унищожаване на документи
• Опис на документите с дългосрочно справочно значение, които остават в организацията до извършване на следваща експертиза.

Ние имаме грижата за цялостото организиране, сортиране и подреждане на архива, както и за унищожаване на неценните документи с изтекъл срок на съхранение и транспортиране и предаване на документите с постоянен срок на съхранение в Държавен архив.

Преди да се направи експертиза на ценността на Вашите документи е необходимо да бъде извършено изграждане на правила за подреждане на документите, подреждане и организиране на документите в архива съгласно Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Ние можем да извършим разработване на номенклатура на документите (Номенклатура на делата) и разработване на Вътрешни правила за дейността на архива, Вътрешни правила за организация на деловодната дейност и документооборота.

Експертиза на ценността на документите във Вашия архив е извършване на действия за определяне на ценността на съответните документи. Когато се установи, че за дадени документи е изтекъл срокът на съхранение, тези документи могат да се унищожат. Това е необходимо, защото всяка организация генерира документи и архива заема все по-голямо пространство.

Решението е едно:

Позволете на Архивиращ център ХОСИ да въведе ред в хаоса на Вашите документи и да изчисти архива от ненужни документи с изтекъл срок на съхранение! Организирането и управлението на архива са наша основна задача, за да можете да намирате търсения документ бързо и лесно.

Част от управлението на архива е унищожаването на ненужните документи, което може да бъде направено след извършване на Експертиза на документите. Екипът на ХОСИ ще сложи край на загубените и неправилно подредени документи!

Извършването на експертиза на ценността на документите се извършва съгласно Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Можем да Ви окажем съдействие относно всички дейности, които трябва да извършите, за да приведете архива в съответствие с Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Имаме готовност да сътрудничим на определената от Вас Експертна комисия, която трябва да изготви:

• Вътрешни правила за дейността на архива
• Номенклатура на делата
• Организиране на експертизата по ценността на документите
• Предаване на ценните документи в държавния архив
• Изготвяне на актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

Учрежденията и организациите с държавно или общинско участие задължително правят експертиза по ценността на документите в архива. Екипът на ХОСИ има готовност да Ви сътрудничи при извършването на екстертиза по ценността на документите в архива като се съобрази със спецификите на Вашата организация.

Архивите на частните компании не са задължени да правят експертиза на документите, но тя е препоръчителна, за да не съхраняват документи, които не са им необходими и заемат излишно пространство, а същевременно и да не се унищожават документи, които трябва да бъдат съхранени.

След като се извърши експертиза по ценността на документите може да се изготвят актове за унищожаване на документите с изтекъл срок на съхранение.

Бихме могли да Ви предоставим информация за сроковете за съхранение на счетоводните документи.