Съхранение на хартиени документи

Архивиращ център ХОСИ предлага съхранение на хартиени документи в специализирано архивохранилище.

Вече сме в XXI век и организациите се насърчават да бъдат екологични и да съхраняват документите си в електронен вид. Затова предлагаме сканиране и дигитализация на документи. Въпреки това, разбираме необходимостта компаниите да архивират определени поверителни хартиени записи. За много бизнеси запазването на хартиени документи е не само предпочитано, но може да бъде и законово изискване. Например някои документи на хартиен носител трябва да се съхраняват за дълъг период от време. Напр. счетоводни документи, досиета на пациенти, професионални досиета и други. Съхраняването на хиляди документи на място обаче може да бъде доста проблематично. Това не само драстично намалява размера на пространството във Вашите офиси, но Вашата компания може да не е оборудвана с мерки за сигурност, за да гарантира безопасността и защитата на вашите важни документи.

За щастие, ХОСИ предоставя защитено съхранение на документи извън Вашите помещения. Това има различни предимства.

Защо трябва да съхранявате документите си извън Вашите помещения, с услугите на компанията за сигурно съхранение на документи ХОСИ?

5 причини, поради които Вашата компания трябва да архивира документите си с ХОСИ:

Пространство

Съхраняването на документите Ви на място може да отнеме огромно пространство, дори когато те се намират в картотеките или се съхраняват в определен склад.Като премествате документите си и ги съхранявате в един от нашите защитени архивни съоръжения, ще създадете ценно пространство в собствените си помещения. Независимо дали това пространство ще се използва за по-малко затрупана работна среда или ще се отдели за други цели, това е стая, в която да управлявате бизнеса си.

Сигурност

Съхранението на вашите собствени документи прави вашата компания много уязвима, като рискува важни записи при повреда, кражба или загуба.Като специалисти в предоставянето на услуги за сигурно съхранение на документи, подобрените защитени сайтове на ХОСИ гарантират, че вашите чувствителни хартиени файлове са напълно защитени срещу природни и случайни бедствия.Двата основни съоръжения за съхранение на документи на компанията са защитени с най-новите технологии и сигурност. И двата обекта се наблюдават от денонощно видеонаблюдение и биометричен пръстов отпечатък, който е необходим за влизане, както и защитена периметрова ограда около сградите. Компанията също така спазва закона за защита на данните и е акредитирана с ISO27001 и IS09001 за управление на качеството и информационна сигурност.Инсталирао е усъвършенствана система за пожароизвестяване.

Бърз достъп до документите

Намирането на определени документи може да се окаже доста трудно, ако се съхранява в собствените ви помещения. Претърсването в картотеките за търсене на един документ може да бъде разочароващо и доста време. Персонализирани методи за индексиране и извличане могат да се изискват, когато архивирате документите си с ХОСИ. Компанията предлага система за сканиране при поискване, която е част от услугите за съхранение на документи на ХОСИ. Това позволява на клиентите да поискат да им бъдат изпратени цифрово документи в рамките на два часа. По този начин ХОСИ може да намери и изпрати документите до вас толкова бързо, сякаш те се съхраняват във вашата компания.

Повишен работен поток и ефективност на служителите

Подаването, сортирането и намирането на документи отнема много време, което впоследствие губи времето и парите на Вашата компания. Неодходимо е да наемете персонал, който в крайна сметка да търси документите. Предаването на Вашите документи на ХОСИ означава, че Вашият персонал ще бъде нает да изпълнява действителната си работа. Така Вашата компания ще се съсредоточи върху бизнеса, вместо постоянно да търси документи. ХОСИ може да сканира и изпраща необходимите документи директно в електронен вид. Това ще спести много време на служителите Ви. Освен това споделянето и популяризирането на Вашите документи ще бъде много по-лесно и удобно. Така ще се ускорят работните процеси в компанията Ви.

Управление на архивите

Много хора считат, че търсенето на Вашите документи е неприятно. Същевременно опитът да управлявате и идентифицирате какви документи всъщност имате може да е досаден. ХОСИ предлага персонализирана система за онлайн управление на архиви на документи. Тя позволява на клиентите да съхраняват архиви да управляват жизнения си цикъл на документите. Клиентите могат да правят заявка за физически файл, да организират колекции и доставки, за да добавят допълнителни документи за архивиране, да управляват унищожаването на документи и да преглеждат дейностите и одитните следи. Тази система за управление на записи означава, че клиентите винаги ще контролират собствените си документи.

Posts

Съхраняване на фирмени документи и документация

Архивиране на хартиени документи

Съхранение на хартиени документи. Физическо архивиране

Какво е архивиране на документи?

Welcome to WordPress. This is your first post. Edit or delete it, then start writing!

Pages

Съхраняване на фирмени документи и документация

Архивиране на хартиени документи

Съхранение на хартиени документи. Физическо архивиране