Сканиране на документи

В какви случаи има смисъл да възложите сканиране на документи на център за архивиране?

Имате нужда от сканиране на документи, когато обемът на документацията, която обработвате, се е увеличил многократно през последните години. Увеличаването на обема на хартията увеличава разходите за работа с хартията.

Сканирането на документи може да Ви помогне да се справите с бързо нарастващата трудност от поддържането на хартиените архиви на вашата организация.

Въпреки че скенерите са евтини, проектите за сканиране не винаги са лесни. Ако искате да дигитализирате някои или всичките си документи, ще трябва да решите дали да възложите сканирането на външни изпълнители или да го направите вътрешно. Ето някои насоки, които да ви помогнат да вземете това решение:

Вътрешното сканиране има смисъл за организации, които имат постоянен, но малък поток от документи, които да сканират непрекъснато. Този тип проекти за сканиране обикновено могат да бъдат включени във вашия работен поток доста лесно, като оборудвате служителите с настолни скенери или използвате многофункционални устройства, които вече притежавате. Организациите, които непрекъснато издават големи обеми документи, също могат да намерят за по-ефективно да сканират вътрешно. Това обаче води до увеличаване на разходите. По-евтино и целесъобразно е поръчката да се възложи на архивищ център с тренирани архивисти.

Спестете време и средства за важни неща.

Аутсорсингът обикновено се препоръчва за големи проекти за конвертиране на информация. Аутсорсингът на мащабни проекти за цифровизация обикновено е по-бърз и по-достъпен, отколкото да се опитвате да го направите вътрешно. Особено ако вашите нужди за сканиране напред ще бъдат относително малки. Причината е, че поемането на задачите за вътрешно сканиране, индексиране и осигуряване на качеството може да отклони Вашите служители от основната мисия на Вашата организация. Същевременно се изискват големи инвестиции в ново оборудване. За повече информация относно най-добрите практики за сканиране, ни потърсете на тел. 0886 662 552.

Posts

Оптично разпознаване на символи OCR

Закони и наредби за архивиране на документи