Архив на документи

Архив на документи или документен архив е „място, в което се съхраняват публични записи или исторически документи“ (Merriam-Webster). Архивите съдържат архивни материали, които „са информационни обекти, които служат като доказателство за минали събития“. (Peter Van Garderen, 2007)

Частен архив – може да съдържа документи на фирма или частно лице.

Въпреки че някои институции могат да имат по-различни значения за двата термина, “специални колекции” често е най-малко свързано с, ако не и синоним на “архиви”.

Архивът може да се съхранява в частно архивохранилище.

 

Как се случва архивирането на документи?

Преди да архивирате някакви бизнес документи, ще трябва да дефинирате как ще направите тов. Необходимо е всички във Вашата компания да обработват документите по същия начин. Чрез създаването на процедура за управление на документи и архивиране можете да се уверите, че документите ви са архивирани правилно. Важно е да бъдат защитени и лесни за намиране, когато имате нужда от тях.

Тук можете да прочетете някои съвети как да архивирате хартиените си документи и как да изберете подходящи кутии или контейнери.

Какъвто и тип решения за архивиране да изберете, компанията за архивиране на документи трябва да събира вашите документи от вашите помещения като част от услугата.

Има три основни типа услуги за архивиране на документи:

  1. Стандартни услуги за архивиране на документи
  2. Компанията за архивиране съхранява вашите документи извън сайта, в специален склад. Те дават на всяка кутия или файл собствен баркод, за да знаете кои документи са в коя кутия.
  3. Когато имате нужда от документ, можете да помолите компанията да ви донесе оригиналното копие чрез проследяваната служба за доставка.
  4. Услуга за архивиране на документи при сканиране при поискване. Услугата за сканиране при поискване работи по следния начин:
  • Компанията архивира вашите хартиени документи.
  • Когато поискате документ, компанията го сканира и изпраща по имейл.
  • След като получите цифровия документ, можете да поискате хартиеният документ да бъде архивиран повторно или унищожен.

Posts