Дигитализация на документи

Има три основни типа услуги за дигитализация на документи:

  1. Стандартни услуги за архивиране на документи
  2. Компанията за архивиране съхранява вашите документи извън Вашите помещения, в специален склад. Те дават на всяка кутия или файл собствен баркод, за да знаете кои документи са в коя кутия.
  3. Когато имате нужда от документ, можете да помолите компанията да ви донесе оригиналното копие чрез проследяваната служба за доставка.
  4. Услуга за архивиране на документи при сканиране при поискване. Услугата за сканиране при поискване работи по следния начин:
    • Компанията архивира вашите хартиени документи.
    • Когато поискате документ, компанията го сканира и изпраща по имейл.
    • След като получите цифровия документ, можете да поискате хартиеният документ да бъде архивиран повторно или унищожен. Ще имате достъп до онлайн портал, чрез който ще можете да видите къде се съхраняват вашите документи и датите, на които са били извлечени или унищожени.

5. Пълна услуга за сканиране на архивиране на документи. Тази услуга включва сканиране на целия ви архив (или толкова документи, колкото искате), след това или унищожаване и рециклиране на хартиените документи, или запазването им на съхранение.

 

Ключовото предимство на пълната услуга за сканиране на архиви е, че след като документите са сканирани, можете сами да осъществявате достъп до тях. Също и да ги управлявате, без да се налага да поискате от архивиращата компания да ви ги изпрати. Повечето компании за архивиране обаче не предоставят тази услуга като стандарт, а вместо това ще се обединят с компании партньори. При нас не е така – ние предлагаме пълво архивиране. Поради обемната работа, тази услуга често е много по-скъпа от услугата сканиране при поискване.

Как да вляза в документите си със софтуер за архивиране?

Софтуерът за сканиране и архивиране на документи прави намирането, проследяването и извличането на архивирани документи лесно и сигурно. Независимо дали са в хартиен или цифров формат.

  • Ако вашите документи са сканирани и се съхраняват цифрово, ще имате пълен достъп до целия си архив.
  • Ако вашите документи са били съхранявани във хартиен формат, можете да използвате софтуера, за да видите къде се съхраняват и основна информация, като например датите, в които са били съхранявани, последно извлечени или унищожени.

 

Софтуерът за архивиране на документи обикновено има следните характеристики:

  • Онлайн портал, където можете да поискате да ви бъдат изпратени копия на вашите документи или да поискате документите да бъдат унищожени
  • Контролиран сигурен достъп, така че само упълномощен персонал може да преглежда, изменя или извлича документите
  • Одитна пътека, за да се види кой е имал достъп, изменя, съхранява или унищожава документи

 

Системите с баркод често се използват заедно със софтуера за архивиране, за да направят проследяването на отделни документи и кутии за съхранение бързо и лесно.

В ХОСИ използваме изключително сигурния софтуер за съхранение и управление на записи на ХОСИ, който ви позволява да търсите в документи, да стартирате отчети, да търсите извличане и други. Ако искате да научите повече, обадете ни се на 0886 662 552 или се свържете чрез нашата форма за контакт.

Posts

Закони и наредби за архивиране на документи

Сканиране на книги и подвързани документи