Защо точно  ХОСИ?

• Изцяло се съобразяваме с желанията и изискванията на клиентите ни
• Изготвяме индивидуални решения съобразно нуждите на клиентите ни
• Предлагаме атрактивни цени
• Гарантираме високо качество:
• Работим в тясно сътрудничество с лидерите на западно-европейския пазар – холандското бюро за архивиране с 26-годишен опит в тази област
• Използваме най-модерните машини в областта на електронното архивиране
• Представители сме на утвърдени международни фирми, разработчици на софтуерни продукти
• Екипът ни е обучен в Холандия и САЩ
• Разполагаме с неограничен капацитет
• Много и разнообразна висококачествена техника
• Минимални срокове за изпълнение (възможност за работа на 3 смени)
• Работим във Вашите помещения или в нашите офиси – съобразно изискванията Ви
• Осигуряваме абонаментно обслужване, гаранционна и следгаранционна поддръжка

Тези и много други интересни въпроси и отговори за архивирането на документи, ще коментираме, ако ни потърсите на тел. 02 875 90 93, 0886 662 552.

Какви са предимствата на електронния архив?

• Много по-бърза и по-лесна употреба – от търсения документ Ви дели 1 кликване с мишката
• Висока ефективност в обработката, търсенето и движението на документите
• Много потребители работят с 1 документ едновременно
• Предотвратяване на загуба, повреждане или неправилно класифициране на документите
• Принтиране върху хартия
• Достъп до информацията от много работни места
• Лесно и бързо изпращане на документите по електронна поща
• Съхраняване на хартиените оригинала
• Редуциране на разходите по търсене, съхранение и движение на документи
• Гарантирана защита на информацията

Защо да съхраняваме нашите хартиени документи във Ваши архивохранилища?

• Намаляване на Вашите разходи
• Увеличаване на пространството, което можете да използвате за дейността си
• Експедитивна доставка на търсените документи до Вашите помещения
• Ефективно управление на документите Ви
• Сигурност на съхранението на документите
• Гарантиран контрол при използване на документите
• Транспортиране на Вашите документи до архивохранилището на ХОСИ
• Каталогизиране на документите
• Консултации относно законовите изисквания в Република България

Какви услуги предлагате?

ХОСИ предлага всичко свързано с обработката, класифицирането, подреждането и съхранението на архивите. Някои от по-често търсените услуги, които предлагаме са:

• Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища
• Сканиране на документи, чертежи, книги, до А0+
• Изграждане на електронен архив
• Въвеждане на информация в бази данни, набор на текст
• Софтуер за деловодство и архив
• Система за електронно архивиране и управление на документи
• Система за управление на процесите в компанията
• Оптично разпознаване на символите (OCR)
• Подреждане и организиране на хартиени архиви
• Организиране на документооборота (вкл. хартиен и електронен)
• Разработване на номенклатури на делата
• Експертиза на ценността на документите
• Подвързване на документи – твърди и меки корици, ламиниране и др.
• Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение, бракуване, шредиране, претопяване
• Консултации относно законовите изисквания в за архивите в Република България
• Архивна обработка на документите при ликвидация на фирма
• Микрофилмиране

Какъв е срокът на съхранение на различните документи?

Сроковете за съхранение на документите са определени в няколко основни закона в Република България. Ние можем да Ви консултираме за всеки конкретен тип документи.

Какво е сканиране на документи?

Сканирането на документи е процес на преобразуване на информацията от парче хартия в електронен файл, който може да бъде показан на компютър.  ХОСИ извършва това с помощта на високоскоростни скенери. Електронните изображения се индексират чрез система за документално архивиране и това дава възможност за бързо намиране на търсения документ измежду милиони други чрез изписване на желания “номер”, “дата” или “име”.

Какви документи могат да бъдат сканирани?

Няма лимит за документите, които могат да бъдат сканирани.

ХОСИ има възможност да сканира документи, чертежи, карти, кадастрални планове, подвързани вестници и книги. Изображението може да бъде цветно, черно-бяло или в 256 нива на сивото. Ако големината им е повече от А0 има възможност за сканиране на две части и последващо софтуерно сглобяване.

Имаме специализирани скенери за подвързани документи, при използването на които не е необходимо разподвързване и повторно подвързване, което може да увреди хартиения оригинал.

Какво е електронно архивиране и управление на документи?

Електронно архивиране и управление на документи включва сканиране на документи и въвеждане на данни, по които тези документи ще бъдат намиране в бъдеще. Услугaтa се нарича още изнесено електронно архивиране (outsourcе), обработка и управление на документи. Ние предлагаме цялостни решения за eлeктрoннoтo архивиране и упрaвлeниe нa дoкумeнти.

Предлагате ли бързо намиране на документите?

Абсолютно! Има възможност за въвеждане на индекси като например “име”, “номер”, “дата” и други, по които клиентът може да търси желания документ.

Ако е необходимо пълнотекстово търсене,  ХОСИ предлага оптично разпознаване на символите (OCR), чрез което може да се търси по всяка дума в текста.

Колко често можете да сканирате и архивирате документите ни?

Изцяло зависи от Вашите изисквания. Имаме клиенти, за които извършваме сканиране на документи, книги, чертежи и други на определени периоди – ежеседмично, ежемесечно, годишно и т.н., а други предпочитат да ни се обаждат, когато имат необходимост.

Какви количества документи можете да сканирате ежедневно?

В зависимост от документите и спецификата на електронния архив, можем да сканираме над 50 000 стр. ежедневно.

Възможно ли е използването на един и същ документ от много потребители едновременно?

Да. Ако компютрите са в мрежа или са свързани с Интернет.

Какво предлагате, ако информацията е секретна?

ХОСИ може да осигури различни нива на достъп съобразно изискванията на клиента.

Възможно ли е документите да се загубят?

Не.  ХОСИ предлага записване на резервно копие върху CD-R / DVD, което може да се съхранява в сейфове за предпазване от кражби и природни бедствия.

Има ли изисквания за софтур и хардуер?

Много сме горди със софтуерните ни разработки за бързо намиране на документите. Те са разработени от  ХОСИ и от международни компании с дълъг опит в електронно архивиране и управление на документи. Софтуерът се модифицира така, че да отговори изцяло на Вашите нужди и изисквания.

Може ли софтуерът да работи в мрежа?

Да. Софтуер, който предлагаме работи в мрежа като нивата на достъп се определят от Вас.

Възможно е сканираните изображения да бъдат записани на сървъра, а търсенето да се извършва от няколко компютъра едновременно.

Възможно ли е да вградите архива в софтуер на клиента?

Да. Няма проблем да вградим индексираните файлове в софтуер за управление на документи, с който работи клиента.

Какво може да се прави със сканираните документи?

• Намирате необходимото за секунди чрез изписване на търсеното име.
• Документът се визаулизира на екрана.
• Можете да го четете, прелиствате, изпращате по електронна поща или принтирате върху хартия.

Необходимо ли е специално обучение за работа със софтуера?

Не. Използването на програмата е много лесно и интуитивно.  ХОСИ предлага обяснение и има гореща линия за отговаряне на конкретни въпроси и даване на инструкции при необходимост. Ако желаете можем да проведем обучение на Вашите служители.

Колко документа се събират върху 1 CD–R?

В 1 CD-R се събират приблизително 20 000 документа.

При чертежи и карти за изясняване на количеството е необходимо да направим мостри.

Качество на изображението?

Качеството може да се подобри чрез допълнително “почистване”. Това е особено важно при стари чертежи, които са измачкани и прегъвани.  ХОСИ разполага със специален софтуер за целта. Ако сканираното и обработено изображение бъде принтирано върху хартия, резултатът е по-добър от оригинала.

След сканирането на изображението могат ли да се правят промени?

В архива това е забранено, но може да се направи копие, на което да се нанесат желаните промени.

Предлагате ли векторизиране на чертежи, карти, кадастрални планове?

Да. Качеството на векторизираните изображения е много добро и дава възможност за нанасяне на промени в CAD среда.

Може ли да се направи резервно копие на архива?

Да. Цената за копията на CD-R, DVD и микрофилмите е много изгодна. Препоръчително е такива копия да се съхраняват в сейфове, за да е сигурно, че информацията няма да бъде унищожена. Такова резервно копие на хартия е много скъпо и би заемало голямо пространство, поради което не е ефективно.

Връщате ли оригиналните документи?

Да.  ХОСИ разполага със специално оборудван за целта автомобили, с които доставя хартиените оригинали в състоянието, в което са взети.

Унищожавате ли документи с изтекъл срок на съхранение?

Да.  ХОСИ може да унищожи Вашите документи с изтекъл срок на съхранение, ако това е Вашето желание. Ние можем да извършим експертиза на ценността на документите и да Ви помогнем за разработване на документацията, необходима за унищожаване на документите.