Архивиране на хартиени документи – съхранение и дигитализиране

 

Архивиране на хартиени документи се извършва най-добре от специализиран архивиращ център, какъвто е ХОСИ.

Ключовото предимство на пълната услуга за архииране на хартиени документи чрез сканиране на архиви е, че след като документите са сканирани, можете сами да осъществявате достъп до тях и да ги управлявате. Не се налага да поискате от архивиращата компания да ви ги изпрати. Повечето компании за архивиране обаче не предоставят тази услуга като стандарт. Вместо това ще се обединят с компании партньори, за да предоставят пълна услуга за сканиране на архивиране. Поради обемната работа, тази услуга често е много по-скъпа от услугата сканиране при поискване.

Как да вляза в документите си със софтуер за архивиране?

Софтуерът за сканиране и архивиране на документи прави намирането, проследяването и извличането на архивирани документи лесно и сигурно, независимо дали са в хартиен или цифров формат.

  • Ако вашите документи са сканирани и се съхраняват цифрово, ще имате пълен достъп до целия си архив.
  • Ако вашите документи са били съхранявани във хартиен формат, можете да използвате софтуера. Софтуерът е за да видите къде се съхраняват и основна информация. Например датите, в които са били съхранявани, последно търсени или унищожени.

 

Софтуерът за архивиране на документи обикновено има следните характеристики:

  • Онлайн портал, където можете да поискате да ви бъдат изпратени копия на вашите документи или да поискате документите да бъдат унищожени
  • Контролиран сигурен достъп, така че само упълномощен персонал може да преглежда, изменя или извлича документите
  • Одитна пътека, за да се види кой е имал достъп, изменя, съхранява или унищожава документи

 

Системите с баркод често се използват заедно със софтуера за архивиране, за да направят проследяването на отделни документи и кутии за съхранение бързо и лесно.

В ХОСИ използваме изключително сигурния софтуер за съхранение и управление на записи на ХОСИ, който ви позволява да търсите в документи, да стартирате отчети, да търсите извличане и други. Ако искате да научите повече, обадете ни се на 0886 662 552 или се свържете чрез нашата форма за контакт.

 

Каква е процедурата за намиране на дигитализирани документи?

Ако желаете да използвате услугата „сканиране на всички документи“

  • Всичките ви документи се сканират, преди да бъдат архивирани.
  • Ще имате пълен достъп до всичките си сканирани документи, така че можете сами да търсите и изтегляте документи.
  • Някои компании за архивиране, като Ръсел Ричардсън, използват партньори за сканиране, за да предоставят пълната услуга за сканиране на архиви.

 

Ако желаете да използвате услугата „сканиране на документи при конкретна заявка“

  • Всички ваши документи се архивират, без да бъдат сканирани.
  • Ще получите цифрови копия само на отделните документи, които поискате.
  • Те ще бъдат шифровани и защитени с парола, преди да бъдат изпратени по имейл.

 

Каква е процедурата за поръчка за архивиране на хартиени документи?

Компанията за архивиране ще даде на всяка кутия свой уникален баркод, преди да я съхрани. Можете да използвате тази система за баркодове, за да поискате документ и компанията за архивиране ще намери файла и ще ви го достави лично.

 

Доставката ще бъде напълно проследена и за максимална сигурност ще бъде направена само до посочен контакт. След като приключите с документа, архивиращата компания ще го събере и ще го архивира отново или унищожи. Унищожаването става само по Ваша поръчка, ако решите, че повече не се нуждаете от хартиеното копие.

 

Ако искате да научите повече, обадете ни се на 0886 662 552 или се свържете чрез нашата форма за контакт

Posts

Въпроси и отговори за архивирането

Закони и наредби за архивиране на документи

Архивиране на хартиени документи

Сканиране на книги и подвързани документи