Архивиране на документи

Какво представлява израза “архивиране на документи” и как се случва?

Архивиране на документи е сигурно съхраняване на информацията и документите, които не използвате редовно или поставяне на информация, която вече не използвате редовно, в сигурно съхранение за продължителни периоди от време.

Това е сложен процес за поправяне и постъпването му погрешно рискува да останете отворени за пробиви в сигурността. Фирмите за архивиране на документи могат да управляват вашите документи вместо вас, намалявайки риска от грешки и помагайки за подобряване на защитата на вашите данни.

 

Ето отговорите на някои основни въпроси като:

  • Какво представлява архивирането и различните начини, по които можете да го направите
  • Как работи архивирането на документи
  • Как да изтеглите архивирани документи
  • Как да изберем надеждна услуга за архивиране на документи
  • Често задавани въпроси относно архивни услуги

 

Вариантите за архивиране са:

  • Архивиране в собствените ви помещения – това ще отнеме ценно място за съхранение и ще означава, че ще трябва да внедрите правилна система за архивиране, за да можете лесно да намирате документи, когато имате нужда от тях
  • Архивиране с компания за архивиране на документи – специализирана компания ще събира вашите документи и ще ги съхранява в специални помещения извън обекта. В зависимост от услугата, която изберете, те ще:
    • архивирайте вашите документи и ги сканирайте и ги изпратете при поискване
    • архивирайте вашите документи и ви доставете индивидуални документи на хартиен носител при поискване
    • сканирайте хартиените си документи, преди да ги архивирате или унищожите

Архивирането на документи извън обекта може да Ви пести ценно пространство във вашите помещения и да улесни извличането на документи.

 

Какво представлява архивирането на електронни документи?

Решенията за управление на електронни документи се отнасят до сканиране на документи, които трябва да се съхраняват цифрово. Това означава, че потребителят има по-голям контрол върху своите електронни записи. Възможно е да можете сами да управлявате цифровите документи чрез онлайн портал за по-лесен достъп, въпреки че това вероятно ще струва допълнително.

Кои компании биха спечелили от архивирането на цифрови документи?

  • Бизнес, който се нуждае от чест достъп до минали данни
  • Бизнес, който произвежда много документи
  • Бизнес, който е по-вероятно да бъде одитиран (финансови фирми и др.)

 

 

Как се случва архивирането?

Преди да архивирате някакви бизнес документи, ще трябва да дефинирате как ще направите това, така че всички във вашата компания да обработват документите по същия начин. Чрез създаването на процедура за управление на документи и архивиране можете да се уверите, че документите ви са архивирани правилно, защитени и лесни за извличане, когато имате нужда от тях.

Тук можете да прочетете някои съвети как да архивирате хартиените си документи и как да изберете подходящи кутии или контейнери.

Какъвто и тип решения за архивиране да изберете, компанията за архивиране на документи трябва да събира вашите документи от вашите помещения като част от услугата.

 

Има три основни типа услуги за архивиране на документи:

  1. Стандартни услуги за архивиране
  2. Компанията за архивиране съхранява Вашите архиви в специализирано архивохранилище. Фирмата за архивиране дава на всяка кутия или файл собствен баркод, за да знаете кои документи са в коя кутия.
  3. Когато имате нужда от документ, можете да помолите компанията да ви донесе оригиналното копие чрез проследяваната служба за доставка.
  4. Услуга за архивиране при сканиране при поискване. Услугата за сканиране при поискване работи по следния начин:
    • Компанията архивира Вашите хартиени документи.
    • Когато поискате документ, компанията го сканира и изпраща по имейл.
    • След като получите цифровия документ, можете да поискате хартиеният документ да бъде архивиран повторно или унищожен. Ще имате достъп до онлайн портал, чрез който ще можете да видите къде се съхраняват вашите документи и датите, на които са били извлечени или унищожени.

5. Цялостна услуга за сканиране на архивиране. Тази услуга включва сканиране на целия ви архив (или толкова документи, колкото искате), след това или унищожаване и рециклиране на хартиените документи, или запазването им на съхранение.

Posts

Въпроси и отговори за архивирането

Архивиране на хартиени документи