Архиви и архивиране на документи

Какво е архив?

Архиви и архивиране на документи: архив като „място, в което се съхраняват публични записи или исторически документи“ (Merriam-Webster). Архивите съдържат архивни материали, които „са информационни обекти, които служат като доказателство за минали събития“ (Peter Van Garderen, 2007).

Въпреки че някои институции могат да имат по-различни значения за двата термина, “специални колекции” често е най-малко свързано с, ако не и синоним на “архиви”.

Какво представлява архивирането на документи и как се случва?

Архиви и архивиране на документи – Архивирането на документи означава поставяне на информация, която вече не използвате редовно, в сигурно съхранение за продължителни периоди от време.

Това е сложен процес за поправяне и постъпването му погрешно рискува да останете отворени за пробиви в сигурността. Фирмите за архивиране на документи могат да управляват вашите документи вместо вас, намалявайки риска от грешки и помагайки за подобряване на защитата на вашите данни.

 

Ето отговорите на някои основни въпроси като:

• Какво представлява архивирането на документи и различните начини, по които можете да го направите
• Как работи архивирането на документи
• Как да изтеглите архивирани документи
• Как да изберем надеждна услуга за архивиране на документи

Какво представлява архивирането на документи?

Архивирането на документи сигурно съхранява информация, която вече не използвате редовно.

Двете възможности за архивиране на документи са както следва:

• Архивиране на документи в собствените ви помещения – това ще отнеме ценно място за съхранение и ще означава, че ще трябва да внедрите правилна система за архивиране, за да можете лесно да намирате документи, когато имате нужда от тях
• Архивиране на документи с компания за архивиране на документи – специализирана компания ще събира вашите документи и ще ги съхранява в специални помещения извън обекта. В зависимост от услугата, която изберете, те ще:
  • архивирайте вашите документи и ги сканирайте и ги изпратете при поискване
  • архивирайте вашите документи и ви доставете индивидуални документи на хартиен носител при поискване
  • сканирайте хартиените си документи, преди да ги архивирате или унищожите

Архивирането на документи извън обекта може да спести ценно пространство във вашите помещения и да улесни извличането на документи.

 

Какво представлява архивирането на цифрови документи?

Решенията за управление на цифрови документи се отнасят до сканиране на документи, които трябва да се съхраняват цифрово. Това означава, че потребителят има по-голям контрол върху своите електронни записи. Възможно е да можете сами да управлявате цифровите документи чрез онлайн портал за по-лесен достъп, въпреки че това вероятно ще струва допълнително.

Кои компании биха спечелили от архивирането на цифрови документи?

• Бизнес, който се нуждае от чест достъп до минали данни
• Бизнес, който произвежда много документи
• Бизнес, който е по-вероятно да бъде одитиран (финансови фирми и др.)

 

Как се случва архивирането на документи?

Преди да архивирате някакви бизнес документи, ще трябва да дефинирате как ще направите това, така че всички във вашата компания да обработват документите по същия начин. Чрез създаването на процедура за управление на документи и архивиране можете да се уверите, че документите ви са архивирани правилно, защитени и лесни за извличане, когато имате нужда от тях.

Тук можете да прочетете някои съвети как да архивирате хартиените си документи и как да изберете подходящи кутии или контейнери.

Какъвто и тип решения за архивиране да изберете, компанията за архивиране на документи трябва да събира вашите документи от вашите помещения като част от услугата.

 

Има три основни типа услуги за архивиране на документи:

1. Стандартни услуги за архивиране на документи
2. Компанията за архивиране съхранява вашите документи извън сайта, в специален склад. Те дават на всяка кутия или файл собствен баркод, за да знаете кои документи са в коя кутия.
3. Когато имате нужда от документ, можете да помолите компанията да ви донесе оригиналното копие чрез проследяваната служба за доставка.
4. Услуга за архивиране на документи при сканиране при поискване. Услугата за сканиране при поискване работи по следния начин:
   • Компанията архивира вашите хартиени документи.
   • Когато поискате документ, компанията го сканира и изпраща по имейл.
   • След като получите цифровия документ, можете да поискате хартиеният документ да бъде архивиран повторно или унищожен. Ще имате достъп до онлайн портал, чрез който ще можете да видите къде се съхраняват вашите документи и датите, на които са били извлечени или унищожени.
5. Цялостна услуга за сканиране на архивиране на документи. Тази услуга включва сканиране на целия ви архив (или толкова документи, колкото искате), след това или унищожаване и рециклиране на хартиените документи, или запазването им на съхранение.

Ключовото предимство на цялостната услуга за сканиране на архиви е, че след като документите са сканирани, можете сами да осъществявате достъп до тях и да ги управлявате, без да се налага да поискате от архивиращата компания да ви ги изпрати. Повечето компании за архивиране обаче не предоставят тази услуга като стандарт, а вместо това ще се обединят с компании партньори, за да предоставят пълна услуга за сканиране на архивиране. Поради обемната работа, тази услуга често е много по-скъпа от услугата сканиране при поискване.

Как да вляза в документите си със софтуер за архивиране?

Софтуерът за сканиране и архивиране на документи прави намирането, проследяването и извличането на архивирани документи лесно и сигурно, независимо дали са в хартиен или цифров формат.

• Ако вашите документи са сканирани и се съхраняват цифрово, ще имате пълен достъп до целия си архив.
• Ако вашите документи са били съхранявани във хартиен формат, можете да използвате софтуера, за да видите къде се съхраняват и основна информация, като например датите, в които са били съхранявани, последно извлечени или унищожени.

 

Софтуерът за архивиране на документи обикновено има следните характеристики:

• Онлайн портал, където можете да поискате да ви бъдат изпратени копия на вашите документи или да поискате документите да бъдат унищожени
• Контролиран сигурен достъп, така че само упълномощен персонал може да преглежда, изменя или извлича документите
• Одитна пътека, за да се види кой е имал достъп, изменя, съхранява или унищожава документи

 

Системите с баркод често се използват заедно със софтуера за архивиране, за да направят проследяването на отделни документи и кутии за съхранение бързо и лесно.

В ХОСИ използваме изключително сигурния софтуер за съхранение и управление на записи на ХОСИ, който ви позволява да търсите в документи, да стартирате отчети, да търсите извличане и други. Ако искате да научите повече, обадете ни се на 0886 662 552 или се свържете чрез нашата форма за контакт.

Как да извлека архивирани документи? Каква е процедурата за извличане на цифрови документи?

Ако желаете да използвате услугата „сканиране на всички документи“

• Всичките ви документи се сканират, преди да бъдат архивирани.
• Ще имате пълен достъп до всичките си сканирани документи, така че можете сами да търсите и изтегляте документи.
• Някои компании за архивиране, като Ръсел Ричардсън, използват партньори за сканиране, за да предоставят пълната услуга за сканиране на архиви.

 

Ако желаете да използвате услугата „сканиране на документи при конкретна заявка“

• Всички ваши документи се архивират, без да бъдат сканирани.
• Ще получите цифрови копия само на отделните документи, които поискате.
• Те ще бъдат шифровани и защитени с парола, преди да бъдат изпратени по имейл.

 

Каква е процедурата за поръчка за архивиране на хартиени документи?

Компанията за архивиране ще даде на всяка кутия свой уникален баркод, преди да я съхрани. Можете да използвате тази система за баркодове, за да поискате документ и компанията за архивиране ще намери файла и ще ви го достави лично.

 

Доставката ще бъде напълно проследена и за максимална сигурност ще бъде направена само до посочен контакт. След като приключите с документа, архивиращата компания ще го събере и ще го архивира отново или унищожи, ако решите, че повече не се нуждаете от хартиеното копие.

 

Ако искате да научите повече, обадете ни се на 0886 662 552 или се свържете чрез нашата форма за контакт.

 

Какви са предимствата от използването на услуга за архивиране на документи?

• Спестете място – архивирането на документи освобождава ценно пространство във вашия офис, като премествате обемисти архивни кутии извън сайта
• Повишена сигурност – документите се съхраняват в защитени помещения и достъп до тях имат само упълномощени служители
• Повече контрол – документите непрекъснато се проследяват, така че те не могат да бъдат поставени погрешно и не могат да бъдат извлечени или променени, без това да бъде записано
• По-добра организация и производителност – служителите могат лесно да намират и имат достъп до документите, от които се нуждаят
• Знания – ако не сте сигурни как да архивирате хартиени документи, компаниите за архивиране могат да се справят с това вместо вас
• Гъвкавост – можете да архивирате всичките си документи или само определени файлове, например фактури или HR записи.
• Безопасност – архивирането на документи гарантира, че са защитени от пожар и наводнения
• Спазвайте закона – уверете се, че винаги спазвате разпоредбите на вашата индустрия относно воденето на записи