Разработване на софтуер за деловодство и архив. Софтуер за управление на документи и процеси

Софтуер за деловодство и архив ХОСИ Archive

Софтуерът за деловодство и архив ХОСИ Archive е деловодна програма, с която може да се регистрира документооборота на организацията, да се архивират документите, да се извършва търсене на документите с неизтекъл и изтекъл срок на съхранение и т.н.

Софтуер ХОСИ Archive осигурява бързо и лесно намиране, принтиране и изпращане по електронна поща на документите в електронния архив. Той се разработва специално за конкретния клиент и е съобразен изцяло с Вашите изисквания. Не е необходимо Вие да се съобразявате с готова разработка. Можем да Ви покажем различни варианти на софтуерни приложения, които ние сме направили за различни наши клиенти и заедно да обсъдим какво би било най-подходящо и най-удобно за Вас.

Документите се намират много лесно. Ако не знаете цялото име на клиента/документа – можете да търсите само по част от него. Ако не знаете точна дата – можете да търсите по период. Възможно е комбинирано търсене – по 2 или повече критерии.

Нивата на достъп до документите се определят от Вас като за всеки потребител се въвежда потребителско име и парола.

HOSI DMS е деловодна програма със следните основни функции:

• Регистриране на входящите документи в дадена фирма или организация.
• Регистриране на изходящите документи в дадена фирма или организация.
• Създаване и поддържане на архив на документи със сканиране на хартиени документи
• Задаване на срок на изпълнение на определени документи.
• Насочване на документи към определени служители.
• Йерархичен контрол на достъп до информацията, съгласно предварително зададени права на потребителите.
• Въвеждане на договори със запазване на версии на договора. Групиране на договорите на база: клиенти, доставчици и други групи определени от Вас
• Изграждане и поддържане на групи на документите.
• Създаване и редакция на документи.
• Генериране и принтиране на справки.

Система за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS

Системата за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS – ХОСИ Document Management System е компютърна система (софтуер, програма), която се изполва за проследяване на електроннои документи и/или изображения на хартиени документи. Тя включва електронно управление на документи и процеси, сканиране на изображения, workflow система и система за управление на записите.

Основната задача на Системата за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS е да сканира, индексира и управлява документите в организацията с цел оптимизиране на процесите, спестяване на време, увеличаване на ефективността на служителите и създаване на централизиран архив.

Система за управление на процесите в компанията ХОСИ

Софтуер ХОСИ e цялостно решение за организиране, стандартизация, управление и движение на документите в организацията, независимо дали говорим за малка, средна или голяма организация.

Можете да поръчате софтуер ХОСИ на тел. 02 / 875 90 92 и 02 / 875 90 93.

Основната цел на системата за управление на процеси ХОСИ е да гарантира драстично увеличаване на ефективността на работата и същевременно видимо намаляване на оперативните разходи в организацията.

ХОСИ оптимизира ресурсите в организацията чрез:

• Управление обмена на документите между потребителите
• Създаване, организация, поддръжка и ефективно използване на архивни документи. ХОСИ е централизиран електронен архив на документите организацията
• Проследяване историята на събитията в системата
• Намаляване на разходите за принтиране, копиране и транспортиране на документи
• Оптимизиране на бизнес процесите в организацията и увеличаване на продуктивността на служителите

ХОСИ гарантира:

• край на загубата на документи
• край на дългото търсене на документи
• край на неоторизирания достъп до документите
• край на изпуснатите срокове за отговор на писма и забравените документи
• драстично увеличаване на продуктивността на служителите
• много по-добро обслужване на клиентите

Внедряването на ХОСИ Ви осигурява:

• Спестяване на време при търсене, обмен и достъп на документация – текущата версия на документите винаги се намира на точното място в точното време. Можете да прегледате хронологично всички версии на документа.
• Бързо и надеждно разпределение на задачите и документацията чрез дефиниране на процесите и движението на документите (workflow).
• Структуриране на информацията и незабавно визуализиране на търсените документи
• Централизиране на електронния архив и възможност за премествате на хартиения архив в отдалечени помещения.
• Контролиран достъп до документите чрез определяне на нивата на достъп
• Възможност за публикуване на документи на електронни табла за обяви съгласно изискванията на ISO 9000.
• Управление на процедурите по качеството, съгласно стандарт ISO 9000 и улеснено внедряване на стандартите.
• Въвеждане на документи от електронна поща
• Възможност за сканиране и OCR (оптично разпознаване на символите).

Характеристики на ХОСИ:

• Подходящ за малки, средни и много големи организации в държавния, общинския и частния сектор
• Интерфейсът е преведен и на български, английски, сръбски, словенски и руски език.
• Софтуерът се разпространява и усъвършенства повече от 10 години
• ХОСИ – партньор на OSA за България, гарантира бърза инсталация, качествено обучение и постоянна поддръжка на системата с незабавна реакция при възникване на необходимост.
• ХОСИ има десктоп и уеб версия – Вие избирате коя да използвате.
• Много лесен за инсталация, внедряване и употреба, без програмиране, без необходимост от специални познания.
• ХОСИ гарантира високо ниво на сигурност на документите чрез гъвкава система за дефиниране на правата на достъп.
• Поддържа всякакви електронни документи, независимо от файловия формат (текст, таблици, изображения, технически чертежи, растерни документи, аудио, видео и др.).
• ХОСИ е съвместим с всякакви приложения в MS Windows среда. Може да се интегрира със съществуващи бази данни и желани от клиента информационни системи.
• Работи с Microsoft SQL, Oracle и други бази данни.
• ХОСИ е изработен в съответствие с ISO стандартите