Предимства на използването на Деловоден софтуер, система за управление на документи и процеси – документооборот. Видове програмни продукти, които сме разработвали за деловодство и архив:
- Софтуер за деловодство и архив ХОСИ Archive
- Деловоден софтуер
- Система за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS
- Система за управление на процесите в компанията ХОСИ
- Софтуер за управление на архиви
- Система за архивиране на документи
- Система за управление на документи и процеси
- Софтуер за деловодство и архив ХОСИ Archive
- Система за електронно архивиране ХОСИ DMS
- Деловодна програма за управление на архиви
- Програма за документооборот
- Софтуер за бизнес управление на документи и информация
- Софтуер за електронен архив
- Програмен продукт за регистриране на входящия и изходящ документооборот в организации и фирми, заповеди, договори и други документи
- Софтуер за електронен документооборот
Нашите софтуерни продукти – деловоден софтуер, система за управление на документи и процеси и други, дават възможност за сканиране и индексиране на Вашите документи.
Ние предлагаме софтуер, който работи с база данни от индексирани документи:
- Фирмени документи
- Административни документи
- Счетоводни документи
- Документи на личен състав
- Книги, Вестници, Списания
- Чертежи, Карти до размер А0+
- Досиета на клиенти
- Застрахователни полици
- Оферти
- Договори
- Входяща поща
- Изходяща поща
- Заповеди
- Жалби
- Молби
- Доклади
- Отчети
- Удостоверения
- Тръжни документи
- Командировки
- Ведомости за заплати
- Други документи
ХОСИ предлага деловоден софтуер, система за управление на документи и процеси, в който да търсите документите по избрани от Вас критерии. Можете да намерите всеки документ за секунди.
Обемът на хартиените документи расте с всеки изминал ден?
Трудно намирате търсените документи?
Софтуер за деловодство и архив ХОСИ Archive
Софтуерът за деловодство и архив ХОСИ Archive е деловодна програма, с която може да се регистрира документооборота на организацията, да се архивират документите, да се извършва търсене на документите с неизтекъл и изтекъл срок на съхранение и т.н.
Софтуер ХОСИ Archive осигурява бързо и лесно намиране, принтиране и изпращане по електронна поща на документите в електронния архив. Той се разработва специално за конкретния клиент и е съобразен изцяло с Вашите изисквания. Не е необходимо Вие да се съобразявате с готова разработка. Можем да Ви покажем различни варианти на софтуерни приложения, които ние сме направили за различни наши клиенти и заедно да обсъдим какво би било най-подходящо и най-удобно за Вас.
Документите се намират много лесно. Ако не знаете цялото име на клиента/документа – можете да търсите само по част от него. Ако не знаете точна дата – можете да търсите по период. Възможно е комбинирано търсене – по 2 или повече критерии.
Нивата на достъп до документите се определят от Вас като за всеки потребител се въвежда потребителско име и парола.
Система за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS
Системата за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS – ХОСИ Document Management System е компютърна система (софтуер, програма), която се изполва за проследяване на електроннои документи и/или изображения на хартиени документи. Тя включва електронно управление на документи и процеси, сканиране на изображения, workflow система и система за управление на записите.
Основната задача на Системата за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS е да сканира, индексира и управлява документите в организацията с цел оптимизиране на процесите, спестяване на време, увеличаване на ефективността на служителите и създаване на централизиран архив.
Система за управление на процесите в компанията ХОСИ – Архивиращ Център ХОСИ
Софтуер ХОСИ e цялостно решение за организиране, стандартизация, управление и движение на документите в организацията, независимо дали говорим за малка, средна или голяма организация.
Можете да поръчате софтуер ХОСИ на тел. 02 / 875 90 92 и 02 / 875 90 93.
Основната цел на системата за управление на процеси ХОСИ е да гарантира драстично увеличаване на ефективността на работата и същевременно видимо намаляване на оперативните разходи в организацията.
ХОСИ оптимизира ресурсите в организацията чрез:
- Управление обмена на документите между потребителите
- Създаване, организация, поддръжка и ефективно използване на архивни документи. ХОСИ е централизиран електронен архив на документите организацията
- Проследяване историята на събитията в системата
- Намаляване на разходите за принтиране, копиране и транспортиране на документи
- Оптимизиране на бизнес процесите в организацията и увеличаване на продуктивността на служителите
ХОСИ гарантира:
- край на загубата на документи
- край на дългото търсене на документи
- край на неоторизирания достъп до документите
- край на изпуснатите срокове за отговор на писма и забравените документи
- драстично увеличаване на продуктивността на служителите
- много по-добро обслужване на клиентите
Внедряването на ХОСИ Ви осигурява:
- Спестяване на време при търсене, обмен и достъп на документация – текущата версия на документите винаги се намира на точното място в точното време. Можете да прегледате хронологично всички версии на документа.
- Бързо и надеждно разпределение на задачите и документацията чрез дефиниране на процесите и движението на документите (workflow).
- Структуриране на информацията и незабавно визуализиране на търсените документи
- Централизиране на електронния архив и възможност за премествате на хартиения архив в отдалечени помещения.
- Контролиран достъп до документите чрез определяне на нивата на достъп
- Възможност за публикуване на документи на електронни табла за обяви съгласно изискванията на ISO 9000.
- Управление на процедурите по качеството, съгласно стандарт ISO 9000 и улеснено внедряване на стандартите.
- Въвеждане на документи от електронна поща
- Възможност за сканиране и OCR (оптично разпознаване на символите).
Характеристики на ХОСИ:
- Подходящ за малки, средни и много големи организации в държавния, общинския и частния сектор
- Интерфейсът е преведен и на български, английски, сръбски, словенски и руски език.
- Софтуерът се разпространява и усъвършенства повече от 10 години
- ХОСИ – партньор на OSA за България, гарантира бърза инсталация, качествено обучение и постоянна поддръжка на системата с незабавна реакция при възникване на необходимост.
- ХОСИ има десктоп и уеб версия – Вие избирате коя да използвате.
- Много лесен за инсталация, внедряване и употреба, без програмиране, без необходимост от специални познания.
- ХОСИ гарантира високо ниво на сигурност на документите чрез гъвкава система за дефиниране на правата на достъп.
- Поддържа всякакви електронни документи, независимо от файловия формат (текст, таблици, изображения, технически чертежи, растерни документи, аудио, видео и др.).
- ХОСИ е съвместим с всякакви приложения в MS Windows среда. Може да се интегрира със съществуващи бази данни и желани от клиента информационни системи.
- Работи с Microsoft SQL, Oracle и други бази данни.
- ХОСИ е изработен в съответствие с ISO стандартите
Електронното архивиране е процес, който включва следните етапи:
- Подреждане и класифициране на архива: номериране на документите в номенклатурните дела, поставяне на бар-кодове или други етикети с № на делото в което се намира документа
- Подготовка на документите за сканиране:
- Сканиране на документите в подходящ електронен формат: сканиране на различни по размери и вид документи – от размер А6 до А0+; сканиране се извършва с подходящи за документите скенери – високоскоростни, скенери за книги, широкоформатни.
- Съхранение на сканираните файлове на наш сървър или Ваш сървър
- Проверка след сканиране на документи / контрол на качеството по сканиране
- Въвеждане на данни от сканираните документи в софтуер за деловодство и електронен архив; индексиране на ключови думи, по които да се осъществи лесното намиране на всеки документ – дата, година, получател и т.н.; баркод; бар-кодове, печ-кодове, OCR, ICR и други
- Въвеждане на индекси и вграждане на изображения от сканираните документи в програма, съобразена с нуждите на Вашата фирма или организация
- Разработване на софтуер за търсене на документите по зададените въведени критерии.