Сканиране и електронно архивиране на документи – център за архивиране на документи “ХОСИ” предлага следните услуги

Сканиране на подвързани документи, книги и вестници с професионални скенери за книги – bookscanners. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Индексиране на документи. Въвеждане на метаданни – ключови думи. След сканиране документите се индексират като в база данни се въвеждат критериите, по които да можете бързо и лесно да намирате търсеното.

Разработване на софтуерни системи за управление на документи и процеси, деловодство и документооборот. Клиентите избират как да изглежда системата и какви функции да има. Не е необходимо да се съобразявате с нещо готово. Демонстрираме Ви какво сме правили за други наши клиенти и обсъждаме какво би било подходящо и удобно за Вас. Ефективността и удобството на софтуера са наш приоритет.

Инвентаризация, транспортиране, създаване на описи, баркодиране, индексиране и съхранение на документи в специализирано архивохранилище. Намиране, сканиране и изпращане на електронно копие на документите при поискване от оторизиран представител на клиента. Изваждане и доставка на оригинали по заявка на клиента.

При нас Вашите документи са подредени и защитени. Благодарение на баркодиране и индексиране можем да намерим търсените от Вас документи бързо и лесно. Имаме застраховка в случай на бедствия. Специалитите ни са обучени и опитни архивисти и се грижат за Вашите документи по пай-добрия начин.

Дейности извършвани от нашите експерти архивисти:

• Анализ на Вашите документи: Преглед на документите Ви, оценка на законовите норми за конкретните документи, наличие/необходимост от изготване на Номенклатура на делата, как използвате на документите до момента, честота на използване на документите, физическо състояние на документите в архива, очакван процент на увеличаване на обема и други аспекти, които да ни дадат пълна представа, за да предложим най-подходящото решение за Вашия архив.
• Изготвяне на стратегия за управление на Вашите документи
• Инвентаризация, транспортиране, сортиране и подреждане на документите Ви
• Безопасно архивиране на документи Ви
• Съхранение на архиви в специализирано архивохранилище
• Баркодиране на архивните кашони и архивите кутии, в които се съхраняват Вашите документи
• Индексиране на кашоните/архивните кутии/документите: Въвеждане на критериите, по които ще търсите документите си в бъдеще. По този начин при подаване на заявка за намиране на документ, търсенето му ще отнема минути и Вие ще имате достъп до търсеното за минути.
• Контролиран достъп до система, с която да следите какви и колко Ваши документи съхраняваме в архивохранилището
• При заявка за доставка на сканиран документ или хартиен оригинал, извършваме търсене в системата, намиране на хартиени документ, изваждане. Ако искате сканиран документ, Ви го изпращаме по криптиран e-mail, ftp, флашка или друга медия, избрана от Вас. Ако желаете доставка до посочен от Вас офис, транспортираме оригиналите.
• Конфиденциалност и ограничен достъп – всички справки се извъшват само след верифициране на нивата на достъп и установяване, че потребителят има право да изиска съответните документи.
• Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение след Ваше одобрение

Систематизиране и организиране на Вашите архиви. Подреждане на документи по определени от Вас критерии или съобразно изидскваниятан а Държавна агенция “Архиви”.

Преглеждане на документите, определяне на видовете и подвидовете документи. Определяне на сроковете за съхранение на отделните видове документи съобразно законовите изисквания и предпочитанията на клиента. Изготване на номенклатура на делата.