Оптично разпознаване на символи OCR

Когато документите се сканират, те са картинка за компютъра.

За да можете за извършвате търсене на документите по дадени критерии е необходимо да бъде извършено индексиране на документи – Въвеждане на метаданни в база данни за търсене на документи по ключови думи, по които електронното изображение на документа да бъде намерено.

Когато искате да търсите пълнотекстово, ако целия текст се въвежда ръчно би отнело огромно време. Затова препоръчваме използването на автоматично софтуерно индекринане наречено OCR – оптично разпознаване на символи.

Въвеждането на индексите (въвеждането на ключови думи) се извършва ръчно или автоматично. Ръчното въвеждане е въвеждане на търсените думи от оператор, а автоматично индекринане на електронни документи се извършва чрез баркодове, линейни кодове, OCR, ICR (пълнотекстово разпознаване на символите в електрони архиви от документи).

Когато ХОСИ извършва сканиране и индексиране на документи и електронно архивиране на документи, клиентите избират какви индексни полета да имат сканираните електронни документи.

Основна цел на индексирането да електронен архив от документи, сканирани е ХОСИ има за цел да позволи бързо търсене и намиране на документи
в системата. Най-лесно се търси в софтуерна система за деловодство и архив, състояща се от сканирани документи, е в случай на индексиране всеки документ след скениране. Всяко индексиране на документи съдържа метаданни за всеки архив от електронни документи.