Индексиране на документи. Въвеждане на метаданни в база данни за търсене на документи по ключови думи

Когато документите се сканират, те са картинка за компютъра.

За да можете за извършвате търсене на документите по дадени критерии е необходимо да бъде извършено индексиране на документи – Въвеждане на метаданни в база данни за търсене на документи по ключови думи, по които електронното изображение на документа да бъде намерено.

Въвеждането на индексите (въвеждането на ключови думи) се извършва ръчно или автоматично. Ръчното въвеждане е въвеждане на търсените думи от оператор, а амтоматично индекринане на електронни документи се извършва чрез баркодове, линейни кодове, OCR, ICR (пълнотекстово разпознаване на символите в електрони архиви от документи).

Когато ХОСИ извършва сканиране и индексиране на документи и електронно архивиране на документи, клиентите избират какви индексни полета да имат сканираните електронни документи.

Основна цел на индексирането да електронен архив от документи, сканирани е ХОСИ има за цел да позволи бързо търсене и намиране на документи
в системата. Най-лесно се търси в софтуерна система за деловодство и архив, състояща се от сканирани документи, е в случай на индексиране всеки документ след скениране. Всяко индексиране на документи съдържа метаданни за всеки архив от електронни документи.

Как да извършим организиране на документи, за да ги намирате бързо и лесно?

За да постигнем ефективно намиране на документите, които съставляват Вашия електронен архив е необходимо да използвате софтуера ХОСИ електронен архив – софтуерна система за деловодство и архив и управление на документи, в който документите са индексирани с определени индекси съдържащи метаинформация за графичните изображения на Вашите електронни документи.

За да бъде извършено пълнотекстово търсене е необходимо да бъде извършено пълнотекстово индексиране – пълнотекстово разпознаване на символите. Това се прави чрез OCR (optical character recognition) – оптично разпознаване на символите или ICR (intelligent character recognition) – интелигентно разпознаване на символите. Това позволява да се търсят документи, които съдържат определени думи или фрази. Когато е използван OCR или ICR можете да запишете документите в текстов формат.

Търсенето на документи в системата за управление на документи ХОСИ Архив използва индексите, поддържани от системата. Системите за управление на документи позволяват търсене на документи по идентификатора на документа, метаинформацията за документа, пълното съдържание на документа и т.н. Възможно е да се въведат сложни системи за търсене, които съдържат ключови думи или фрази от съдържанието на документи в архива или метаинформацията на сканирани документи във Вашия електронен архив.

При електронно управление на документи, имате възможност за редактиране, трансформиране, архивиране, публикуване и управление на всякакъв вид документи.

ХОСИ Системи за управление на документите, включва средства за управление на процесите по сканиране. Ако желаете пълнотекстово разпознаване на символите е необходимо да се извърши оптично разпознаване на символите.

ХОСИ система за документооборот и електронен архив е дигитално решение за електронно архивиране на документи – въвеждане и индексиране на документи. ХОСИ Деловодство и Архив е дигитално решение за бърз и лесен достъп и търсене на документи.

ХОСИ Деловодство и архив – система за управление на документи, дава възможност да се индексират документи с помощта на атрибутите да документите – метаданни за електронни документи. Индексите се въвеждат в база данни и дават възможност бързо да намерят и извлекат данните свързани със съответните документи в архива. По този начин за секунди можете да намерите търсените документи като Ви гарантираме моментално намиране на всички търсени данни. Това не е възможно да се направи, когато документите не са скенирани и индексирани.