Дигитализацията на документи включва сканиране и управление на електронни документи. Това е сложно и отнема много време на компаниите. Затова е подходящо услугата по дигитализиране на архиви да се аутсорсне на специализирана архивираща компания. ХОСИ предлага решения за дигитализиране на документи чрез сканиране, архивиране и извличане на данни от Вашите документи.

Предимства на сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране:

  • От търсения документ Ви дели едно кликване с мишката.
  • Документите се визуализират за секунди.
  • Намаляват се разходите за търсене, съхранение, принтиране и копиране на документите.
  • Увеличава се ефективността на работата.
  • Спестявате време и пари.

Защо да изберете сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране?

Все повече фирми и организации използват сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране като средство за управление на архива. Това им гарантира бързо и лесно намиране на търсените документи. В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация е немислимо без прилагането на информационни системи за сканиране и управление на документи.

В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при сканиране и обработка на документите. За повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на намиране на документи в архива. Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за архивиране и обработка на документите, каквато е HOSI Document Management System.

Обемът на писмените документи расте с всеки изминал ден и служителите трябва да се справят с информационния свръхтовар както в дигитален, така и в хартиен формат.

Въпреки продължаващата употреба на хартия, управлението на дигиталните документи, изглежда, е постигнало нов етап на възприемане. Електронните системи за документи се прилагат както в големите, така и в средните и малките организации. Независимо дали това означава превръщане на записи върху хартия в дигитална форма (сканиране на документи) или организиране на документи, които са създадени електронно, системите за съхраняване и намиране на документи стават все по-често използвани.

Хората осъзнават мощта на съхраняване на документите в цифров вид и все повече компании започват да възприемат този метод като стандартна практика. Организации, които планират да приложат или да разширят управлението на дигиталните документи, могат да избират измежду разнообразни продукти. От скенери и друг хардуер до сложен софтуер за управление на документи.

Системата HOSI DMS е система за управление на документи, която позволява на потребителите да сканират хартиени документи и да импортират електронни файлове. Това включва и електронна поща, а след това да архивират информацията в електронен формат. При това системата предлага много опции за индексиране и съхранение на документи, като потребителите могат да търсят и да възстановяват всеки архивиран документ. След това да го разпечатват, изпращат по факс или електронна поща. Електронната система за подреждане на документи може да се настрои според изискванията на потребителя. Така документите са достъпни за множество потребители едновременно. За да се използват пълните функционалности на софтуера е добре да се направи сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране. Тогава бързо и лесно намирате търсеното и виждате изображението на документа.

Системата за управление на електронни документи се използва много и за целите на счетоводството и одита. Тук информацията от разписки и фактури се съхранява съобразно изискванията на Закона за счетоводството.

Бързото намиране на документите е едно от ключовите предимства на електронния архив.

Сканирането на документи се извършва от  ХОСИ на място в помещенията на клиента. Няма значение дали това е малко, средно или голямо предприятие, лекарски кабинет, автомобилна къща, банка, адвокатска кантора и т.н.

Интересът към управлението на документи расте. Това кара производителите да предлагат продукти, които са както по-лесни за използване, отколкото бихте очаквали, така и са изненадващо достъпни като цена. Редица представители на индустрията сочат, че не само цените са приемливи. Управлението на документи в дигиталната ера не е толкова сложно, колкото смятат някои.

Разбира се, трябва да се вземат предвид разходите за нови приложения, но не трябва да се пропускат потенциалните икономии след внедряването им.  Ако търсите начини за контрол на разходите, управлението на документи е един от тях, убедени са експертите.

Важно е да се отбележи, че преминаването към цифрово управление на документи ще изисква обучение на персонала в офиса. Макар че технологията е от съществено значение, тя представлява само една част от това. Освен нея се изисква прилагането и поддържането на система за управление на документи кавато е HOSI dms. Както при всяко нововъведение, почти винаги е трудно да се убедят служителите, че новият процес е по-добър, по-ефективен и по-лесен за употреба. За да сте сигурни, че новата технология се използва максимално ефективно, обучете служителите така, че да разберат как новата система ще се интегрира с текущите работни процеси.

Как да прецените дигитализация или съхранение на документи в архивохранилище?

Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.

Какво е дигитализация на документи и архиви?

Управление на документи и бизнес процеси. Защо да изберете професионалистите от фирма ХОСИ?

Електронен архив. Сканиране на документи. Защо улесняват работата Ви?

Nullam dictum felis eu pede mollis pretium. Integer tincidunt. Cras dapibus. Vivamus elementum semper nisi. Aenean vulputate eleifend tellus. Aenean leo ligula, porttitor eu, consequat vitae, eleifend ac, enim. Aliquam lor Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem.

Имате одит, проверка, ревизия? Архивирането на документи гарантира бързина при намирането на търсените документи

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem. Nulla consequat massa quis enim. Donec pede justo, fringilla vel, aliquet nec, vulputate eget, arcu. In enim justo, […]

5 причини да изберете фирма за дигитализация на документи