Как да прецените дигитализация или съхранение на документи в архивохранилище?

Съхранение на хартиени документи в специализирано архивохранилище:

Съхранение извън фирмата помага да се освободи място, да се подобри качеството на съхранението и да се намалят потенциалните рискове.Решението за съхранение на хартиени записи извън обекта често се основава на ниската стойност на съхранение на кутия на месец, както и първоначалните разходи за предаване на документите в архивираща компания. Елементи на разходите за съхранение на хартиени документи при аутсорсинг в компания за архивиране на документи. Преди да решите да дигитализирате записите или да съхранявате хартията, е добра идея да разберете всички разходи.

Разходи, свързани със съхранение на хартиени документи:

• Разходи за кутията и етикета с баркод
• Разходи за доставка на кутия
• Събиране на кутии за съхранение. Зависи от събрания обем
• Регистрация на кутии за съхранение
• Намиране на документ при заявка, доставка и връщане в хранилището
• Месечна такса за съхранение
• Унищожаване, включително извличане от съхранение

Дигитализация на документи

Обикновено има две възможности за дигитализиране на записите – (а) вътрешни или (б) изнесени.Освен ако организацията не разполага с цялото необходимо оборудване за дигитализиране на записите, обикновено е по-рентабилно да възложите процеса на външен изпълнител на специализиран търговски доставчик. Доставчикът може да не е същата компания, в която се съхраняват кутиите.

Стандарти за цифровизация / дигитализация

Преди да се предприеме действия по цифровизация, е важно да се разберат и установят минимално приемливите изисквания за цифровизираните записи. Това е особено случаят, ако те трябва да заменят хартиени записи като единствен запис – например PDF файлове с една или много страници (или PDF / A), цветова или сива скала, точки на инч (DPI).

• Формат: PDF или TIFF
• Резолюция: 200, 300, 400 dpi
• Съотношение на сканиране: 100%
• Цветен профил: цветно, рядко сива скала или черно-бяло
• Дълбочина на бита: 8 бита на канал RGB
• Управление на цветовете: насърчава се вграден ICC цветен профил

Елементи на разходите за дигитализация. По-долу са описани основните действия и ориентировъчните разходи, свързани с дигитализирането на кутия със записи:

• Събиране на хартиените документи. Цената ще варира в зависимост от обема – колкото по-малък е броят, толкова по-висока е цената на 1ца кутия. Забележка – ако кутиите вече се намират извън хранилището, доставчикът на хранилището ще начисли такса за „изтегляне“.
• Подготовка на документите. Това включва изваждане на документите от папките, премахване на талбод, кламери и други метални крепители.
• Сканиране на изображения. Сканирането стандартно се определя като цена на страница. Имайте предвид, че процесът на сканиране също отчита сканираните страници, което трябва да се равнява на общия брой изображения – проверка на качеството.
• Индексиране. Това обикновено е ръчен процес, освен ако метаданните за индексиране не могат да бъдат получени от оригиналните документи по време на процеса на цифровизация. Разходите за индексиране често се начисляват на поле и зависят от броя символи. Данните за индексиране често се предоставят под формата на csv файл, който придружава PDF изходите.
• Проверки за осигуряване на качеството. Често не се цитира, но е важно всички сканирани записи да подлежат на някаква форма на проверки за осигуряване на качеството. Това може да бъде просто визуална проверка на изображенията, за да се проверят неща като изкривяване или изпуснат цвят, но може да включва и неща като брой страници / изображения.
• Изход към носител за съхранение – външно устройство, USB или облачно хранилище.
• Преопаковане на кутии, ако е необходимо хоставяне на телбоди и кламери, подреждане в архивни кутии или класьори.
• Унищожаване на оригиналните хартиени записи, при поръчка от клиента. Ако решите да използвате външен изпълнител – фирма за архивиране на документи, трябва да попитате за съхранението на сканираните изображения.

Дигитализиране вътрешно от фирмата, собственик на документите:

Някои организации решават да дигитализират хартиените файлове вътрешно, понякога от съображения за „сигурност“ или „поверителност“. Това често не е рентабилно и цифровото качество на записа може да не отговаря на минималните стандарти (изброени по-горе) за водене на записи.Компаниите, които се специализират в цифровизацията на хартиени записи, често имат разрешения за сигурност. Съхраняване на дигитализирани записи  и унищожаване на оригинали. Това трябва да бъде потвърдено от доставчика.Организациите, решили да дигитализират хартиените записи, трябва да обмислят къде ще се съхраняват дигитализираните записи и каква трябва да бъде съдбата на оригиналните хартиени записи.

Съхраняване на дигитализирани записи

В идеалния случай дигитализираните хартиени записи трябва да бъдат импортирани (заедно с метаданните за индексиране) в софтуер за управление на документи и архив. Често няма смисъл да дигитализирате записите, ако мислите да не ги използвате, а само да ги съхранявате на външен твърд диск, освен ако идеята не е създаване на резервно копие на документите.

Унищожаване на оригиналната хартия след дигитализация

Организациите често не желаят да унищожават оригиналните копия на цифровизирани хартиени записи. Най-често се цитират две причини:

• Хартиените оригинали все още се изискват от закона
• Съхранение „За всеки случай“, защото е добре да имате резерва на хартия
• Това са оригиналите

Обобщение

Дигитализация или съхранение на документи?

Дигитализирането или сканирането на хартиени записи е най-рентабилно, ако записите трябва да бъдат извличани редовно или често достъпвани

Съхранението на хартиени файлове в специализирано архивохранилище повечето пъти е по-рентабилно, ако записите трябва да се съхраняват на хартиен носител и не е необходима ежедневната/ежеседмичната им употреба.