Какво е архивиране на документи?

За да отговорим на въпроса какво е архивиране на документи трябва да обясним следното.  Архивирането на документи е процесът, при който хартиените документи се съхраняват сигурно за дълъг период от време на всякакъв носител на данни. Документите може да бъдат на хартия, твърд диск, DVD, облак, микрофилм и т.н. Независимо дали документите ще се използват в бъдеще, те трябва да се съхраняват съгласно сроковете за съхранение. Информацията трябва да бъде лесно достъпна като ако използването й е често е добре да бъде сканирана и дигитализирана, а ако се използва рядко, но трябва да се запази за дълго време трябва да бъде съхранявана на сигурно място.

Документите, които се архивират, често трябва да се запазват съгласно законодателството в България или защото информацията е жизненоважна за компанията. Тук е от изключително важно значение ефективното архивиране на документите и правилното решение при определяне кой вид архивиране да се използва. Архивирането на документи е жизненоважно за управлението на информацията и може да даде на бизнеса по-голям контрол върху информационните процеси.

С развитието на бизнеса, всяка компания създава все повече данни, които трябва да бъдат щателно управлявани и наблюдавани, за да може да се използва правилно. Следенето на тези данни може да се окаже проблематично за бизнеса, който не разполага със система за архивиране на документи. Документите, които не се архивират, са по-трудни за намиране, осигуряване и разпространение по подходящ начин.

Това има отрицателен ефект върху бизнес функциите и производителността на служителите.

Топ 3 предимства на архивирането за всеки развиващ се бизнес:

1. Предотвратяване на загуба на данни и документи – Документи, които не са цифровизирани и архивирани, могат да бъдат загубени завинаги. Шансовете служител случайно да изтрие или изгуби файл е малък, но се случва. Цифровите и архивирани документи позволяват на служителите да извличат резервно копие на информация.
2. Законови изисквания – архивирането на документи е важно и по правни причини. Много фирми случайно изхвърлят документи, които са длъжни да съхраняват. Ефективна система за архивиране, разработена от архивираща компания, гарантира спазването на специфичните за компанията срокове за съхранение на документи съгласно видовете им.
3. Повишаване на сигурността – цифровизирането и архивирането на документи е важно от съображения за сигурност, особено в момент, когато кибер атаките и пробивите на данни стават все по-чести. Чрез сигурно архивиране на документи, бизнесът може да следи информацията и да увеличи защитата от неоторизирани трети страни.

Документите на хартиен носител в компанията собственик на документите, могат лесно да бъдат загубени или откраднати от служители на компанията. Надеждната система за архивиране – дигитална или за съхранение на хартиени документи в специализирано архивохранилище, ще намали този риск.

Цифровирането и архивирането на документи е от жизненоважно значение за непрекъснатостта на бизнеса и осигуряването на най-високо ниво на ефективност на конкурентния пазар.

Предлагаме всички видове архивиране на документи – сканиране и дигитализиране, съхранение, електронно и физическо архивиране