Какво е дигитализация на документи и архиви?

Дигитализирането на документи е сканирането, индексирането и електронното архивиране на документи.

Защо е необходим електронен архив от документи?

Количеството документи, необходимо за ежедневната Ви работа и можете да намерите бързо и лесно на хартия, не е голямо. Решението е дигитализация на документи и архиви. За големите компании често е наложително съхранение в специализирано архивохранилище, защото в помещенията на фирмата няма необходимото място и условия за съхранение. За малките компании хартиените документи може бързо да затрупат малките офиси. За всички тях, ако използват документите често е важно преминаването от хартия към дигатална среда на документите. Това спестява както пари, така и място за съхранение.

Сканирането и индексирането на документите често е нелека задача, защото изисква много време и човешки ресурс.

Затова много фирми се ориентират към предаване на документите за сканиране от специализирана компания за сканиране и дигитализиране на документи. Това им гарантира конфиденциалност, сигурност, бързина и намаляване на разходите. Хартиените документи все по-бързо заемат все повече място. Сканирани файлове можете да съхранявате лесно и удобно без допълнителни разходи. Така ще спестите огромно количество физическо пространство за съхранение, като цифровизирате документите си. Същевременно информацията, ако е индексирана правилно, се намира за секунди.

Сигурно съхранение

Когато имате копие на електронен носител, което се съхранява на място, различно от мястото, където са хартиените архиви, си гарантирате сигурност на запазване на информацията.Всички Ваши документи на хартиен носител, които желате,ще бъдат сканирани и след това или ще се унищожат чрез шредиране и претопяване, или ще се съхранят в специализирано архивохранилище.

Финансова обосновка

Дигитализирането на Вашите документи незабавно намалява разходите. Това драстично намалява или премахва изцяло разходите, свързани със съхранение на хартия, копиране и пощенски и куриерски услуги. Няма повече да плащате на служители, които да прекарват работното си време в продължителни търсения на документи.Друго предимство на софтуера HOSI DMS е, че не начисляваме допълнителни такси за месечен наем – има само една такса за софтуера, който разработваме съобразно Вашите изисквания и спецификата на документите Ви.

Ефективност във времето

Дигитализирането на файлове ги прави лесни за търсене. Вместо да губите време в търсене на хартиени файлове или да харчите парите, за да ги транспортирате от място за съхранение, можете да намерите точно това, от което се нуждаете, с няколко натискания на клавиатурата. Софтуерът за управление на документи на предлага функционалност за търсене, така че можете бързо да намерите правилното изображение и да получите достъп до документите.Фирма ХОСИ е специализирана в сканиране и архивиране на документи и предлагаме услугата сканиране, индексиране и електронно архивиране на документите Ви вместо вас.

Достъпност

Сканираните и дигитализирани документи и могат да бъдат достъпни навсякъде, но само от хората, за които решите, че имат права на достъп. Вашите записи се пазят в безопасност и са едновременно лесно достъпни. Одобрените потребители могат да имат достъп до системата за онлайн управление на документи по всяко време, навсякъде и от всяко устройство с достъп до системата. Всеки цифров файл е на една ръка разстояние и можете да предоставите достъп на толкова служители, колкото прецените за необходимо.

Предлагаме всички видове архивиране на документи – сканиране и дигитализиране, съхранение, електронно и физическо архивиране