Съхранение на хартиени документи в специализирано архивохранилище:

Съхранение извън фирмата помага да се освободи място, да се подобри качеството на съхранението и да се намалят потенциалните рискове.Решението за съхранение на хартиени записи извън обекта често се основава на ниската стойност на съхранение на кутия на месец, както и първоначалните разходи за предаване на документите в архивираща компания. Елементи на разходите за съхранение на хартиени документи при аутсорсинг в компания за архивиране на документи. Преди да решите да дигитализирате записите или да съхранявате хартията, е добра идея да разберете всички разходи.

Разходи, свързани със съхранение на хартиени документи:

• Разходи за кутията и етикета с баркод
• Разходи за доставка на кутия
• Събиране на кутии за съхранение. Зависи от събрания обем
• Регистрация на кутии за съхранение
• Намиране на документ при заявка, доставка и връщане в хранилището
• Месечна такса за съхранение
• Унищожаване, включително извличане от съхранение

Дигитализация на документи

Обикновено има две възможности за дигитализиране на записите – (а) вътрешни или (б) изнесени.Освен ако организацията не разполага с цялото необходимо оборудване за дигитализиране на записите, обикновено е по-рентабилно да възложите процеса на външен изпълнител на специализиран търговски доставчик. Доставчикът може да не е същата компания, в която се съхраняват кутиите.

Стандарти за цифровизация / дигитализация

Преди да се предприеме действия по цифровизация, е важно да се разберат и установят минимално приемливите изисквания за цифровизираните записи. Това е особено случаят, ако те трябва да заменят хартиени записи като единствен запис – например PDF файлове с една или много страници (или PDF / A), цветова или сива скала, точки на инч (DPI).

• Формат: PDF или TIFF
• Резолюция: 200, 300, 400 dpi
• Съотношение на сканиране: 100%
• Цветен профил: цветно, рядко сива скала или черно-бяло
• Дълбочина на бита: 8 бита на канал RGB
• Управление на цветовете: насърчава се вграден ICC цветен профил

Елементи на разходите за дигитализация. По-долу са описани основните действия и ориентировъчните разходи, свързани с дигитализирането на кутия със записи:

• Събиране на хартиените документи. Цената ще варира в зависимост от обема – колкото по-малък е броят, толкова по-висока е цената на 1ца кутия. Забележка – ако кутиите вече се намират извън хранилището, доставчикът на хранилището ще начисли такса за „изтегляне“.
• Подготовка на документите. Това включва изваждане на документите от папките, премахване на талбод, кламери и други метални крепители.
• Сканиране на изображения. Сканирането стандартно се определя като цена на страница. Имайте предвид, че процесът на сканиране също отчита сканираните страници, което трябва да се равнява на общия брой изображения – проверка на качеството.
• Индексиране. Това обикновено е ръчен процес, освен ако метаданните за индексиране не могат да бъдат получени от оригиналните документи по време на процеса на цифровизация. Разходите за индексиране често се начисляват на поле и зависят от броя символи. Данните за индексиране често се предоставят под формата на csv файл, който придружава PDF изходите.
• Проверки за осигуряване на качеството. Често не се цитира, но е важно всички сканирани записи да подлежат на някаква форма на проверки за осигуряване на качеството. Това може да бъде просто визуална проверка на изображенията, за да се проверят неща като изкривяване или изпуснат цвят, но може да включва и неща като брой страници / изображения.
• Изход към носител за съхранение – външно устройство, USB или облачно хранилище.
• Преопаковане на кутии, ако е необходимо хоставяне на телбоди и кламери, подреждане в архивни кутии или класьори.
• Унищожаване на оригиналните хартиени записи, при поръчка от клиента. Ако решите да използвате външен изпълнител – фирма за архивиране на документи, трябва да попитате за съхранението на сканираните изображения.

Дигитализиране вътрешно от фирмата, собственик на документите:

Някои организации решават да дигитализират хартиените файлове вътрешно, понякога от съображения за „сигурност“ или „поверителност“. Това често не е рентабилно и цифровото качество на записа може да не отговаря на минималните стандарти (изброени по-горе) за водене на записи.Компаниите, които се специализират в цифровизацията на хартиени записи, често имат разрешения за сигурност. Съхраняване на дигитализирани записи  и унищожаване на оригинали. Това трябва да бъде потвърдено от доставчика.Организациите, решили да дигитализират хартиените записи, трябва да обмислят къде ще се съхраняват дигитализираните записи и каква трябва да бъде съдбата на оригиналните хартиени записи.

Съхраняване на дигитализирани записи

В идеалния случай дигитализираните хартиени записи трябва да бъдат импортирани (заедно с метаданните за индексиране) в софтуер за управление на документи и архив. Често няма смисъл да дигитализирате записите, ако мислите да не ги използвате, а само да ги съхранявате на външен твърд диск, освен ако идеята не е създаване на резервно копие на документите.

Унищожаване на оригиналната хартия след дигитализация

Организациите често не желаят да унищожават оригиналните копия на цифровизирани хартиени записи. Най-често се цитират две причини:

• Хартиените оригинали все още се изискват от закона
• Съхранение „За всеки случай“, защото е добре да имате резерва на хартия
• Това са оригиналите

Обобщение

Дигитализация или съхранение на документи?

Дигитализирането или сканирането на хартиени записи е най-рентабилно, ако записите трябва да бъдат извличани редовно или често достъпвани

Съхранението на хартиени файлове в специализирано архивохранилище повечето пъти е по-рентабилно, ако записите трябва да се съхраняват на хартиен носител и не е необходима ежедневната/ежеседмичната им употреба.

Защо е необходим електронен архив от документи?

Количеството документи, необходимо за ежедневната Ви работа и можете да намерите бързо и лесно на хартия, не е голямо. Решението е дигитализация на документи и архиви. За големите компании често е наложително съхранение в специализирано архивохранилище, защото в помещенията на фирмата няма необходимото място и условия за съхранение. За малките компании хартиените документи може бързо да затрупат малките офиси. За всички тях, ако използват документите често е важно преминаването от хартия към дигатална среда на документите. Това спестява както пари, така и място за съхранение.

Сканирането и индексирането на документите често е нелека задача, защото изисква много време и човешки ресурс.

Затова много фирми се ориентират към предаване на документите за сканиране от специализирана компания за сканиране и дигитализиране на документи. Това им гарантира конфиденциалност, сигурност, бързина и намаляване на разходите. Хартиените документи все по-бързо заемат все повече място. Сканирани файлове можете да съхранявате лесно и удобно без допълнителни разходи. Така ще спестите огромно количество физическо пространство за съхранение, като цифровизирате документите си. Същевременно информацията, ако е индексирана правилно, се намира за секунди.

Сигурно съхранение

Когато имате копие на електронен носител, което се съхранява на място, различно от мястото, където са хартиените архиви, си гарантирате сигурност на запазване на информацията.Всички Ваши документи на хартиен носител, които желате,ще бъдат сканирани и след това или ще се унищожат чрез шредиране и претопяване, или ще се съхранят в специализирано архивохранилище.

Финансова обосновка

Дигитализирането на Вашите документи незабавно намалява разходите. Това драстично намалява или премахва изцяло разходите, свързани със съхранение на хартия, копиране и пощенски и куриерски услуги. Няма повече да плащате на служители, които да прекарват работното си време в продължителни търсения на документи.Друго предимство на софтуера HOSI DMS е, че не начисляваме допълнителни такси за месечен наем – има само една такса за софтуера, който разработваме съобразно Вашите изисквания и спецификата на документите Ви.

Ефективност във времето

Дигитализирането на файлове ги прави лесни за търсене. Вместо да губите време в търсене на хартиени файлове или да харчите парите, за да ги транспортирате от място за съхранение, можете да намерите точно това, от което се нуждаете, с няколко натискания на клавиатурата. Софтуерът за управление на документи на предлага функционалност за търсене, така че можете бързо да намерите правилното изображение и да получите достъп до документите.Фирма ХОСИ е специализирана в сканиране и архивиране на документи и предлагаме услугата сканиране, индексиране и електронно архивиране на документите Ви вместо вас.

Достъпност

Сканираните и дигитализирани документи и могат да бъдат достъпни навсякъде, но само от хората, за които решите, че имат права на достъп. Вашите записи се пазят в безопасност и са едновременно лесно достъпни. Одобрените потребители могат да имат достъп до системата за онлайн управление на документи по всяко време, навсякъде и от всяко устройство с достъп до системата. Всеки цифров файл е на една ръка разстояние и можете да предоставите достъп на толкова служители, колкото прецените за необходимо.

Предлагаме всички видове архивиране на документи – сканиране и дигитализиране, съхранение, електронно и физическо архивиране

ХОСИ предлага различни софтуерни програми, като софтуер за управление на документи и бизнес процеси, деловоден софтуер и други.

Система за управление на процесите в компанията ХОСИ – Архивиращ Център ХОСИ

Софтуер ХОСИ e цялостно решение за организиране, стандартизация, управление и движение на документите в организацията, независимо дали говорим за малка, средна или голяма организация.

Можете да поръчате софтуер ХОСИ на тел. 02 875 90 93.

Основната цел на системата за управление на процеси ХОСИ е да гарантира драстично увеличаване на ефективността на работата и същевременно видимо намаляване на оперативните разходи в организацията.

Система за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS

Системата за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS – ХОСИ Document Management System е компютърна система (софтуер, програма), която се изполва за проследяване на електроннои документи и/или изображения на хартиени документи. Тя включва електронно управление на документи и процеси, сканиране на изображения, workflow система и система за управление на записите.

Основната задача на Системата за електронно архивиране и управление на документи ХОСИ DMS е да сканира, индексира и управлява документите в организацията с цел оптимизиране на процесите, спестяване на време, увеличаване на ефективността на служителите и създаване на централизиран архив.

Внедряването на ХОСИ Ви осигурява:

• Спестяване на време при търсене, обмен и достъп на документация – текущата версия на документите винаги се намира на точното място в точното време. Можете да прегледате хронологично всички версии на документа.
• Бързо и надеждно разпределение на задачите и документацията чрез дефиниране на процесите и движението на документите (workflow).
• Структуриране на информацията и незабавно визуализиране на търсените документи.
• Централизиране на електронния архив и възможност за премествате на хартиения архив в отдалечени помещения.
• Контролиран достъп до документите чрез определяне на нивата на достъп.
• Възможност за публикуване на документи на електронни табла за обяви.
• Управление на процедурите по качеството и улеснено внедряване на стандартите.
• Въвеждане на документи от електронна поща.
• Възможност за сканиране и OCR (оптично разпознаване на символите).

Предлагаме всички видове архивиране на документи – сканиране и дигитализиране, съхранение, електронно и физическо архивиране

Защо да изберете сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране?

Все повече фирми и организации използват сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране като средство за управление на архива, бързо и лесно намиране на търсените документи. В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация е немислимо без прилагането на информационни системи за сканиране и управление на документи.

В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при сканиране и обработка на документите, за повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на намиране на документи в архива. Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за архивиране и обработка на документите, каквато е HOSI Document Management System.

Електронен архив. Сканиране на документи. Това са услугите, които ще Ви спестят време, порстранство и пари.

Имате нужда от сканиране на документи, дигитализация и електронно архивиране?

Обадете ни се на тел. 02 875 90 93, 0886 662 552

Пишете ни на info@arhivi.net